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Politique générale sur la protection des données personnelles au sein du groupe WEKA en France

Dernière mise à jour le 25/05/2018

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Conformément à notre philosophie, la protection de vos données personnelles est essentielle à nos yeux et nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente politique générale sur la protection des données personnelles (« Politique sur la protection des données personnelles ») de la manière dont nous collectons et traitons vos données personnelles.

Glossaire

Dans la Politique sur la protection des données personnelles, sauf disposition contraire, les expressions et mots suivants ont respectivement les significations indiquées ci-dessous :

Archivage Intermédiaire : désigne l’isolement par une séparation logique (gestion des droits d’accès et des habilitations limités à un service spécifique) et/ou physique des Données Personnelles qui présentent encore pour Weka France un intérêt administratif.

CNIL : désigne la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Données Personnelles : toute information se rapportant directement ou indirectement à vous en tant que personne physique.

Entité : entité de WEKA France avec laquelle vous avez souscrit/envisagez de souscrire un Produit et/ou Service et qui met en œuvre des Traitements de Données vous concernant.

Produits : produits documentaires ou informatifs, notamment des ouvrages, des publications, des fiches, des mises à jour, sous format papier ou numérique édités ou distribués par WEKA France.

Réglementation : désigne la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ainsi que toute règlementation en vigueur concernant la protection des Données Personnelles.

Services : prestations de formation professionnelle, de conseil et d’accompagnement, solutions logicielles, tout service documentaire par téléphone, service offrant un accès à des espaces communautaires, services de contenus liés à l’emploi.

Site : désigne les sites internet édités par WEKA France.

Terminal : désigne l’équipement matériel (ordinateur, tablette, smartphone, téléphone) que vous utilisez pour consulter ou voir s’afficher le Site.

Traitement : désigne la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement et la destruction.

WEKA France : désigne individuellement toutes les Entité(s) du groupe WEKA France comprenant à ce jour, les Editions WEKA SAS, les Editions TISSOT SAS, les Editions TI. SAS, COMUNDI SAS, CMT SAS et WEKA Services SARL.

Ces définitions sont libellées avec une majuscule et s’entendent au singulier comme au pluriel.

1. Champ d’application de la Politique sur la protection des données personnelles

La Politique sur la protection des données personnelles s’applique à l’ensemble des Sites, Produits et Services édités et distribués par WEKA France.

En conséquence, l’utilisation d’un Site ou la souscription de Produits et Services édités et distribués par WEKA France suppose que vous ayez accepté l’ensemble des termes de la Politique sur la protection des données personnelles, et donc la collecte, l’utilisation et le transfert des Données Personnelles vous concernant.

2. Acteurs de la protection des données personnelles au sein de WEKA France

L’Entité est le responsable de traitement pour les Traitements qu’elle met en œuvre sur les Produits et Services.

WEKA France a désigné un collège de référents RGPD, interlocuteur dédié à la protection des données personnelles tant au sein de WEKA France que dans ses relations avec les tiers. Vous pouvez contacter ce collège en lui envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : data-privacy@weka.fr.

3. Nature des Données Personnelles collectées par WEKA France

WEKA France prend en compte les principes de minimisation des données, de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

3.1 Données Personnelles collectées

WEKA France collecte et traite notamment, votre nom, prénom, votre fonction au sein de l’organisme et le service de rattachement, votre numéro de téléphone professionnel, votre adresse de courrier électronique professionnel et pour les espaces communautaires et services liés à l’emploi vos coordonnées personnelles ou professionnelles en fonction de votre choix, ainsi que votre CV si vous le souhaitez.

WEKA France s’interdit de collecter des Données Personnelles sans vous avoir préalablement informé de l’usage qui en sera fait.

Par ailleurs, des cookies (« Cookies »), à savoir des petits fichiers texte qui enregistrent certaines informations dans le but de faciliter votre expérience de navigation, sont déposés sur votre Terminal lors de votre navigation sur le Site.

Sous réserve du paramétrage de votre Terminal, WEKA France utilise les Cookies suivants :

  • Cookies de navigation : il s’agit de Cookies nécessaires à la navigation sur les Sites. Ces Cookies permettent à WEKA France d’assurer le bon fonctionnement des Sites.
  • Cookies de fonctionnalité : il s’agit de Cookies permettant de conserver en mémoire vos préférences et paramètres choisis afin d’assurer une expérience utilisateur fluide. Ils permettent par exemple d’accéder directement à vos espaces personnels sur les Sites sans devoir saisir plusieurs fois vos paramètres de connexion ou de stocker des achats dans le panier.

Sous réserve de votre accord, WEKA France peut déposer les Cookies suivants :

  • Cookies de mesures d’audience : il s’agit de Cookies permettant de suivre votre navigation afin d’établir des statistiques de consultations et suivre les performances des Sites et de chacune des leurs pages. Ces Cookies nous permettent d’améliorer nos services afin de fournir une meilleure expérience utilisateur.
  • Cookies de ciblage/publicité : il s’agit de Cookies pour proposer des contenus et des publicités adaptés à vos besoins en tenant compte notamment de vos préférences et de vos derniers achats.

Ces Données Personnelles sont collectées notamment lorsque :

  • Vous remplissez des formulaires en ligne ;
  • Vous chargez des contenus en ligne ;
  • Vous créez ou modifiez votre compte client dans l’espace dédié sur l’un des Sites ;
  • Vous réglez une commande ou un abonnement ;
  • Vous naviguez sur un des Sites ;
  • Vous contactez le service client de WEKA France ;
  • Vous téléchargez un livre blanc ou toute documentation relative à l’un de nos Produits et/ou Services ;
  • Vous demandez une démonstration d’un Produit et/ou Service ou un devis ;
  • Vous participez à un événement, une conférence ou un webinar ;
  • Vous vous inscrivez à un site communautaire ;
  • Vous candidatez à une offre d’emploi.

3.2 Utilisation des Cookies

Tout paramétrage que vous pouvez entreprendre sera susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de Cookies.

3.2.1 Accord sur les Cookies

Vous ne vous exposez à aucun risque en acceptant le recours à ce système. Les Cookies n’endommagent pas votre ordinateur.

L’enregistrement d’un Cookie dans un Terminal est essentiellement subordonné à votre consentement. Vous pouvez exprimer et modifier à tout moment et gratuitement vos choix dans le logiciel de navigation de votre Terminal.

Si vous avez accepté dans votre logiciel de navigation l’enregistrement de Cookies, les Cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés pourront être stockés temporairement – sans pouvoir dépasser treize (13) mois – dans un espace dédié de votre Terminal. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.

3.2.2 Refus des Cookies

Si vous refusez l’enregistrement de Cookies, ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, vous ne pourrez plus bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour naviguer dans certains espaces de notre Site (si vous tentiez d’accéder à nos contenus ou services qui nécessitent de vous identifier).

Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos Services résultant de l’impossibilité pour nous d’enregistrer ou de consulter les Cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.

4. Finalités de Traitement

4.1 Sur le fondement d’un contrat ou de mesures précontractuelles :

L’Entité effectue des opérations relatives à la gestion des relations précontractuelles et notamment :

  • L’envoi de devis,
  • Les prises de rendez-vous et
  • Les essais gratuits.

L’Entité effectue des opérations relatives à la gestion des relations commerciales et notamment :

  • La conclusion, la gestion, la fourniture, la livraison, et la facturation des Produits et/ou Services souscrits,
  • Le suivi de la relation client,
  • La comptabilité,
  • La gestion des réclamations, incidents de paiement ou impayés, et
  • La gestion de vos demandes d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité sur les Données Personnelles.

4.2 Sur le fondement de l’intérêt légitime de WEKA France : l’Entité effectue les opérations de Traitement suivantes :

  • Caractérisation des profils clients et analyse de vos préférences en matière d’achat ;
  • Amélioration de nos Produits et Services en vous invitant à participer à des enquêtes de satisfaction ;
  • Formation du personnel de WEKA France ;
  • Elaboration d’études analytiques et statistiques commerciales ;
  • Exercice ou défense d’un droit en justice ;
  • Envoi de sollicitations commerciales ou promotionnelles relatives aux Produits et Services de l’Entité. À tout moment, vous pouvez vous opposer, sans frais, à ce que vos Données Personnelles soient utilisées à des fins de prospection, sans avoir à motiver cette demande, en adressant à WEKA France votre demande au travers de notre portail dédié. WEKA France attire votre attention sur le fait que l’exercice du droit d’opposition n’empêche pas l’Entité de continuer à vous contacter à d’autres fins, notamment en vertu d’une obligation légale ou pour l’exécution du contrat.
  • Amélioration de la pertinence des informations adressées.

4.3 Sur le fondement de votre consentement exprès : l’Entité effectue les opérations de Traitements suivantes :

  • Inscription aux newsletters ou aux webconférences proposées par WEKA France,
  • Inscription à un site communautaire,
  • Transmission de candidatures à un employeur potentiel,
  • Téléchargement de contenus,
  • Demandes d’information sur les Produits et Services édités et distribués par WEKA France,
  • Inscription à des jeux concours,
  • Echange de vos Données Personnelles à nos partenaires et aux entités WEKA France avec lesquelles vous n’avez souscrit aucun Produit et Service afin de vous informer sur des produits et services susceptibles de vous intéresser (par courrier, téléphone et messagerie électronique).
    Dans ce cadre, vous pouvez retirer, à tout moment, votre consentement, sans que ce retrait puisse porter atteinte à la licéité des Traitements réalisés par WEKA France avant ledit retrait. WEKA France est également susceptible d’utiliser vos Données Personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la Réglementation. Vous êtes informé(e) de l’existence de la liste d’opposition au démarchage téléphonique « Bloctel », sur laquelle vous pouvez vous inscrire ici : portail Bloctel.

5. Durée de conservation des Données Personnelles

Vos données d’identification sont conservées à des fins de prospection commerciale au maximum pendant un délai de trois (3) ans à compter de la date de la dernière réalisation de la prestation / livraison de produits ou du dernier contact « actif » avec l’Entité (exemple de contact actif : l’ouverture d’un lien (clic) à partir d’un mail).

Dans le cas particulier des espaces communautaires, les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de l’existence du compte du membre et pour un délai maximum d’une année après la fermeture dudit compte.

En cas de procédure contentieuse, de quelque nature que ce soit, par exemple à l’égard de l’administration, vos Données Personnelles ainsi que toutes informations, documents et pièces contenant des Données Personnelles peuvent être conservées pour la durée de la procédure, y compris pour une durée supérieure de celles indiquées ci-dessus.

Les autres données, et notamment celles en relation avec vos commandes, font l’objet d’un Archivage Intermédiaire pour les durées de prescription légale ou réglementaire.

WEKA France s’engage à effacer les Données Personnelles de ses bases à l’issue de cette durée ou à les anonymiser.

Par ailleurs, vos Données Personnelles recueillies par l’intermédiaire de Cookies ne sont conservées que pour une durée de treize (13) mois à compter de la collecte de ces Données.

6. Destinataires de vos Données Personnelles

WEKA France ne transmet jamais vos Données Personnelles à des tiers susceptibles de les utiliser à leurs propres fins et notamment à des fins commerciales et/ou de publicité directe, sans votre consentement exprès.

L’Entité peut être amenée à partager vos Données Personnelles, seulement dans la mesure nécessaire, avec :

  • Ses collaborateurs habilités à traiter vos Données Personnelles ;
  • Les autres Entités WEKA France avec lesquelles vous avez préalablement souscrit un Produit et/ou Service : Vous êtes informé(e) qu’une telle Entité peut vous contacter, notamment à des fins de prospection commerciale, par un moyen de communication (email / téléphone) collecté par une autre Entité.
  • Les autres entités WEKA France avec lesquelles vous n’avez pas souscrit de Produit et/ou Service et leurs collaborateurs : L’entité WEKA France avec laquelle vous avez souscrit le Produit et/ou Service peut être amenée à partager de manière sécurisée vos Données Personnelles aux autres entités de WEKA France dans le cadre du fonctionnement des Produits et Services, notamment à des fins logistiques et si vous l’avez accepté, à des fins de prospection commerciale ;
  • Ses prestataires de services et sous-traitants liés contractuellement pour l’exécution des tâches se rapportant aux finalités décrites précédemment ;
  • Des organismes chargés de réaliser des enquêtes ou des sondages ;
  • Les autorités publiques : l’Entité peut être contrainte de communiquer vos Données Personnelles en réponse à une demande spécifique formulée par une autorité administrative ou judiciaire compétente, ainsi que plus généralement dans toutes les situations où la loi, la règlementation ou une décision administrative ou judiciaire l’impose.
  • D’autres tiers : si vous y avez consenti expressément, nous remettons vos Données Personnelles à des tiers soigneusement sélectionnés, y compris des partenaires pour la commercialisation de services qui peuvent être d’intérêt pour vous, ou à des tiers pour lesquels vous avez souscrit ou accepté un service auprès de nous.

En outre, en cas de réorganisation, de fusion, de vente, de coentreprise ou d’autre transfert ou cession de tout ou partie de notre activité, il se peut que nous communiquions ou transférions vos Données Personnelles au repreneur.

7. Stockage de vos Données Personnelles

Vos Données Personnelles sont stockées soit dans les bases de Données de WEKA France soit dans celles des prestataires de services et sous-traitants liés contractuellement avec WEKA France, lesquelles sont situées au sein de l’Union Européenne.

8. Sécurité des Données Personnelles

WEKA France s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la Réglementation à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

WEKA France prend les précautions nécessaires compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement ainsi que de la probabilité de chaque risque afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles que vous lui communiquez et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers (sauf accord de votre part).

Par conséquent, WEKA France met en œuvre toutes les mesures techniques, d’ordre logique, physique et organisationnel permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et de prévenir toute perte, altération, divulgation de Données Personnelles ou accès à des tiers non autorisés.

Toutefois, compte tenu des caractéristiques intrinsèques de l’Internet, toute transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécurisée. Les Données Personnelles transmises à WEKA France font l’objet de mesures qui ne peuvent prémunir de tous les risques de détournement et/ou piratage. WEKA France ne peut garantir la protection de vos Données Personnelles des risques inhérents à ce contexte.

En cas de violation de Données Personnelles et conformément à la Réglementation, WEKA France s’engage à les notifier à la CNIL.

9. Transferts de Données Personnelles

Les Données collectées par WEKA France peuvent, dans le cadre des finalités susmentionnées, faire l’objet d’un transfert vers un pays situé hors de l’Union Européenne ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne, vers les seules entreprises américaines auto-certifiées dans le cadre de l’accord Privacy Shield et préalablement inscrites sur le registre tenu par l’administration américaine à cet effet ainsi que vers un pays situé hors de l’Union Européenne et ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, sous réserve d’avoir prévu des garanties appropriées conformes au RGPD.

10. Vos Droits

Conformément à la Réglementation, vous disposez :

  • D’un droit d’accès : droit d’interroger l’Entité pour savoir si elle détient des Données Personnelles vous concernant et de demander à les connaitre.
  • D’un droit de rectification : droit de demander à l’Entité détenant des Données Personnelles vous concernant leur rectification en cas d’erreurs ou inexactitudes.
  • D’un droit d’opposition : droit de refuser, pour motifs légitimes, de figurer dans un fichier, à l’exception de la prospection commerciale où la motivation n’est pas exigée.
  • De droits relatifs à la mort numérique : droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès, qui peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution ; à défaut, vos héritiers seront désignés.
  • D’un droit à la limitation du traitement : droit de demander à ce que certaines Données Personnelles ne soient pas conservées lors de Traitements futurs.
  • D’un droit à l’effacement : dans les cas visés par la Réglementation, droit d’obtenir l’effacement des Données Personnelles.
  • D’un droit à la portabilité de vos Données Personnelles : droit d’obtenir, le cas échéant, de WEKA France la transmission de ses Données vers un autre responsable de traitement.

Vous pouvez exercer vos droits en adressant à WEKA France votre demande au travers de notre portail dédié.

Vous pouvez aussi introduire un recours devant les juridictions compétentes, sans préjudice de votre droit de soumettre une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, si vous vous estimez victime d’une violation de la règlementation relative à la protection des Données Personnelles.

11. Modification de notre Politique sur la protection des données personnelles

Nous nous réservons la possibilité de modifier notre Politique de protection. Toute modification sera publiée sur le Site. Toute utilisation du Site postérieurement à la date de modification présume votre acceptation sans réserve de la nouvelle Politique sur la protection des données personnelles.

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