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L’art de la délégation

Publié le par dans Risques psychosociaux.

Certains managers ont le sentiment d’être débordés, ils n’arrivent plus à organiser leurs journées. Ils ramènent du travail à la maison le soir. Ils ont l’impression que leur temps est davantage occupé en réunion ou en gestion de mails qu’en étude de dossiers de fond. Ils se sentent épuisés et n’ont pas l’impression d’avancer, proches du burn-out. Pour pallier ces situations de mal-être, il est indispensable d’apprendre à déléguer.

Les obstacles à la délégation

Parmi les principaux obstacles que représente la délégation pour certains managers, on peut citer les éléments suivants :

  • le manager, trop perfectionniste, ne sera pas satisfait du résultat obtenu par une autre personne ;
  • le manager en manque de confiance alors aura du mal à faire confiance aux autres ;
  • puisqu’il faut expliquer comment faire, le manager considère qu’il aura plus vite fait de le faire lui-même ;
  • le manager a peur de perdre la main sur certains projets ;
  • il pense que l’équipe est déjà surchargée et qu’il ne peut pas lui confier d’autres tâches ;
  • il est persuadé de ne pas posséder les compétences ressources en interne ;
  • il ne sait pas comment déléguer.

Il est impératif de se poser les bonnes questions. Qu’est-ce qui est le plus important pour le manager : être surchargé dans son activité ou déléguer certaines missions ? Suivant la citation de Michel Leriche « Personne n’est indispensable mais tout le monde est nécessaire ».

Les étapes pour bien déléguer

La délégation passe par plusieurs étapes, qui s’imbriquent les unes dans les autres. La réussite d’une délégation efficace demande la mise en œuvre d’un plan d’action avec des objectifs clairs à atteindre.

1re étape : faire un diagnostic des missions à déléguer en répondant à différentes questions :

  • quelles compétences faut-il pour réaliser cette mission ?
  • à quelle fréquence doit-elle être reproduite ?
  • à quelle période ou date, est-elle réalisée ?
  • combien de temps faut-il pour l’accomplir ?
  • si elle est faite par une tierce personne, quel résultat doit être obtenu ?
  • existe-t-il un risque en cas d’erreur sur sa réalisation et si oui, quel est-il ?
  • combien de temps l’explication de la mission va-t-elle prendre ?
  • quelles sont les priorités du poste ?

Déléguer, ce n’est pas donner « une patate chaude » à son voisin. Déléguer, c’est mesurer toutes les conséquences et bien réfléchir à qui et comment déléguer. Ce mode de questionnement permet de mieux cibler les missions à confier à une autre personne.

2e étape : sélectionner le profil le plus pertinent par rapport à la mission

Le choix du collaborateur doit se faire suivant les réponses données aux questions ci-dessus. Il est évident qu’il faut aussi tenir compte des impératifs de fonctionnement du service. C’est une erreur de confier une mission à réaliser absolument le 15 du mois alors que cette période est déjà très chargée pour la personne.

Il est indispensable de :

  • faire confiance, pouvoir contrôler et accepter les erreurs ;
  • savoir définir clairement l’objectif et expliquer le résultat attendu ;
  • laisser le collaborateur autonome dans la mise en œuvre ;
  • mettre à disposition les ressources nécessaires ;
  • fixer des échéances atteignables et acceptables.

3e étape : être disponible

Cela veut dire prendre tout le temps nécessaire pour expliquer la mission. Le transfert de compétences est un moment crucial dans la délégation. Faire régulièrement des points sur le déroulement de l’action permet de valider et d’avancer sur la phase suivante. Fixer des échéances pour suivre l’évolution du dossier. Prendre le temps nécessaire pour ces points, voire même les fixer dans l’agenda. La disponibilité et l’écoute sont des éléments nécessaires à cette délégation.

4e étape : feedback - retour d’expérience

Une délégation efficace c’est aussi être dans la capacité de faire un feedback à plus ou moins long terme. Est-ce que cette délégation a été bien faite ? Est-ce que le collaborateur a été motivé dans cette mission ? Quels sont les différents dysfonctionnements apparus durant cette période (individuel, de temps, d’incompréhension, de ressources, etc.) ? Que m’a apporté cette délégation concrètement ?

Se délester de certaines tâches n'est pas un exercice aisé. C'est même tout un art ! Une délégation efficace et réussie requiert quelques efforts et un certain temps.

Un bon manager est une personne qui sait parfaitement déléguer. Une bonne délégation permet de gagner en efficacité. Cela demande de la congruence, de l’exemplarité, l’équipe n’en sera que plus motivée.

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