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Intégrer un collaborateur de manière efficace

Publié le par dans risques professionnels

L'intégration du collaborateur est un élément majeur dans la pérennisation et la fidélisation d’une embauche. Pourtant, elle est trop souvent considérée comme une étape non indispensable et une perte de temps pour l’entreprise, le collaborateur devant être opérationnel immédiatement. Or lorsqu’on sait qu’un recrutement sur deux se solde par un échec à 18 mois, la formule de Jean-Jacques Rousseau « il faut savoir perdre du temps pour en gagner » prend tout son sens.

En termes d’intégration, certaines entreprises se limitent aux visites de sécurité. Dans d’autres, les démarches d’intégration sont organisées 2 à 3 mois après l'embauche. Elles permettent aux entreprises de regrouper les dernières embauches et de limiter les temps de présentation. Dans ce contexte, la crédibilité des entreprises est mise à mal et les différents messages à faire passer aux nouveaux collaborateurs perdent de leur force.
Pour réaliser une réelle intégration (ou « onboarding »), il existe plusieurs façons de procéder, le plus important étant de prendre conscience de la valeur ajoutée à donner. Pour ce faire, il convient de tenir compte de plusieurs paramètres.

Le capital humain

Le jour de l’arrivée, tout doit être mis en œuvre pour accueillir correctement la personne. Le poste de travail est prêt, les outils numériques sont opérationnels, les collègues avertis.
Le premier jour est un moment important, l’accueil est organisé par le service RH ou le manager, quitte à repousser l’embauche de 1 ou 2 jours en cas d’absence.
Prendre le temps d’échanger sur les valeurs, les usages et coutumes de la structure. Démontrer que l’arrivée est attendue par tous. Le sentiment de reconnaissance d’appartenir à un groupe est mieux perçu.

Le climat de confiance

Organiser la première journée comme un événement extraordinaire, pour créer de la confiance et l’envie de s’investir. La motivation et le bien-être au travail sont des éléments indispensables dans l’efficacité professionnelle. Cela peut passer par des actions simples à mettre en œuvre, comme organiser un repas avec l’équipe ou avec le manager afin de créer un moment atypique de partage, de convivialité sur la première journée.

Les repères spatiaux

Avant de commencer à travailler sur le poste de travail, le collaborateur a besoin de repères. La visite des lieux est indispensable, tout comme passer un certain temps dans les autres services. Ces moments sont considérés comme des temps d’enrichissement professionnels. Ils permettent de mieux identifier les personnes, les locaux, les missions ou les attentes des uns et des autres. La prise de fonction en sera facilitée.

L’accompagnement

Développer un système de parrainage. Le parrain servant de référent, la nouvelle recrue peut faire appel à lui dans différents domaines. Si le parrain n’appartient pas au même service, c’est encore mieux. Ainsi, il peut avoir un regard neutre sans jugement.

L’apprentissage par des serious games

Utiliser des outils de gamification (activité de type pédagogique avec des ressorts ludiques par l’intermédiaire de jeux de société, jeux de rôle et jeux vidéo), en profitant du fait que la rétention d’une information est plus performante par la mise en pratique. Les serious games permettent à l’entreprise de faire mieux faire passer des messages par le jeu.
Ils sont personnalisables aux structures, tout en contrôlant la progression d’intégration des nouveaux arrivants. Sans parler que le service RH sera reconnu comme à la pointe de la technologie des outils numériques.

Le suivi de la période d’essai

Une période d’essai efficace doit comporter des bilans intermédiaires réguliers. Durant ces temps d’échanges, chaque partie est capable de déterminer les acquis, les écarts, les lacunes à renforcer. Il n’est pas concevable d’attendre la dernière minute, d’être parfois hors cadre règlementaire du délai de prévenance lors de sa rupture. Souvent les managers ne connaissent pas le cadre légal et les modalités de la période d’essai. Ils sont avertis par les services RH très tardivement de la réflexion à mener et c’est préjudiciable pour tout le monde.
L’idée de fond est de créer au sein de chaque structure différents outils ou process qui permettent une bonne intégration de chaque collaborateur, avec pour objectif à long terme de sécuriser l’embauche. Sans oublier d’évaluer les processus d’intégration/onboarding par la création d’une grille d’évaluation : elle balaye les différentes sources de frustration et permet d’améliorer cette étape.
Au final, pourquoi ne pas considérer l’intégration d’une nouvelle personne au sein d’une structure au même titre que de la mise en œuvre du tutorat dans l’accompagnement d’un jeune en apprentissage ?