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Frais de déplacement des membres du CSE : bien connaitre les règles de prise en charge par l’employeur

Publié le par dans Comité social et économique (CSE).

Le mandat d’élu au comité social et économique demande un investissement conséquent. Cela se traduit par de nombreux déplacements pour se rendre à des réunions, mener des inspections et des enquêtes, ou aller à la rencontre des salariés. Ces derniers sont générateurs de frais potentiellement importants. Il est alors nécessaire de connaitre les dépenses que l’employeur doit prendre à sa charge, afin d’éviter de grever inutilement les budgets de l’instance.

Frais engagés dans l’exercice du mandat : déplacements à l’initiative des élus

Dans le cadre de votre mandat, vous êtes amenés à vous déplacer fréquemment, d’autant plus au sein d’une entreprise multisites.

En effet, vous pouvez engager des frais notamment pour :

  • vous rendre en réunion préparatoire ;
  • vous rendre en formation économique prévue à l’article L. 2315-63 du Code du travail ;
  • vous déplacer afin de mener une inspection ou une enquête ;
  • aller rencontrer des salariés sur leur lieu de travail.

Les frais engagés générés par ces déplacements sont à la charge du comité. Ils doivent être imputés sur les budgets de l’instance en respectant la clé de répartition « fonctionnement/ASC » en fonction de l’objet du déplacement.

Exemple
- déplacement pour aller visiter un hôtel dont les chambres seront proposées aux salariés : imputation des frais sur le budget des activités sociales et culturelles
- déplacement pour une réunion préparatoire en vue de la réunion plénière : imputation des frais sur le budget de fonctionnement.

Néanmoins, il convient de distinguer le temps de trajet qui peut être imputé sur les heures de délégation, des frais de déplacement.

Exemple
Déplacement en vue de rencontrer des salariés sur leur lieu de travail. Dans ce cas, que le déplacement ait lieu pendant ou en dehors des horaires habituels de travail, le temps de déplacement est pris sur les heures de délégation. Les frais de déplacement, quant à eux, sont pris en charge sur les budgets de l’instance en respectant la clé de répartition exposée ci-dessus.
Attention
L’ordonnance du 22 septembre 2017 ne reprend pas les anciens textes applicables au CHSCT selon lesquels l’employeur devait lui fournir les moyens nécessaires aux inspections et enquêtes.
Par conséquent, il est important de fixer dans votre règlement intérieur une clause fixant la prise en charge par l’employeur des frais exposés.

Frais engagés dans l’exercice du mandat : déplacements à l’initiative de l’employeur

Quand le déplacement est à l’initiative de l’employeur, il lui revient toujours de prendre en charge les frais de déplacement des élus.

Cela concerne principalement des déplacements afin de se rendre en réunion.

Il s’agit :

  • des réunions plénières ;
  • des réunions extraordinaires ;
  • des réunions de la commission SSCT ;
  • de toute autre commission qui serait présidée par l’employeur ou son représentant ;
  • des réunions faisant suite à tout accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves ;
  • des réunions en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
  • des réunions à la demande motivée de deux membres du CSE, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

Zoom Tissot : Les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur dès lors qu’il s’agit des réunions pour lesquelles il convoque les élus. Il s’agit des frais de déplacement en tant que tels, mais également des frais annexes pouvant être engagés par les élus dans le cadre du déplacement (frais de bouche, nuitée, etc.).
Nous vous conseillons de formaliser ces règles dans le règlement intérieur du CSE.

Il convient également ici de distinguer les frais de déplacement de la rémunération du temps de déplacement. Les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur, de même que le temps de déplacement qui ne doit pas être déduit du crédit d’heures de délégation.

Attention
Si la réunion a lieu en dehors des horaires habituels de travail de l’élu, l’employeur ne devra lui rémunérer que le temps de trajet qui dépasse le temps habituel domicile-lieu de travail.
Il existe également une particularité concernant l’enquête faisant suite au déclenchement du droit d’alerte en cas de danger grave et imminent. En effet, l’employeur doit mettre à disposition des élus les moyens nécessaires à l’exercice de cette mission, notamment un moyen de locomotion. S’il est dans l’incapacité de le faire, il devra rembourser les frais de déplacement engagés par les élus. Cette solution applicable au CHSCT nous semble transposable au CSE.