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Avez-vous besoin d’un logiciel de gestion CE/CSE et compta intégré ?

Publié le par dans fonctionnement des rp

Vous êtes secrétaire ou trésorier de CE/CSE et vous vous demandez si un logiciel de gestion et compta intégré aurait son intérêt pour l’instance. Logiciel de gestion CE/CSE intégré, ou solution de gestion et compta intégrée ou encore ERP : qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Que pouvez-vous en attendre ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Sont-ils tous identiques ? Panorama des différentes solutions.

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion CE/CSE

Tout d’abord il convient de préciser ce que l’on appelle un logiciel de gestion CE/CSE. Il s’agit d’un logiciel spécialisé conçu spécifiquement pour les comités d’entreprise ou comités sociaux et économiques. Les logiciels CE/CSE sont tous conçus sur le même modèle avec une gestion des bénéficiaires, une gestion des activités sociales et culturelles (les ASC) et une comptabilité spécifique à l’instance. Les fonctionnalités sont plus ou moins avancées selon les solutions et les éditeurs, mais on retrouve un tronc commun autour de :

  • la gestion des bénéficiaires du comité :
    • informations personnelles (nom, prénom, adresse, mail, photo, situation familiale, critères sociaux tels que quotient familial ou montant des impôts, etc.),
    • informations professionnelles (matricule, date d’entrée dans l’entreprise, type de contrat de travail, catégorie, métier, site d’affectation, etc.),
    • gestion des ayants droits (conjoint, enfants, externes),
    • interface d’import et de mise à jour,
    • édition de courriers, d’étiquettes,
    • outils d’envoi de mails,
    • statistiques,
    • etc.
  • la gestion des activités sociales et culturelles proposées par le comité :
    • paramétrage des ASC et organisation selon différents niveaux (familles, produits, articles, tarifs, etc.),
    • paramétrage type d’activités et des modes de fonctionnement : gestion en stock (billetterie, commandes groupées, chèques vacances), activité de groupe avec pré-inscription préalable et validation par le comité, planning de réservation pour le matériel de bricolage ou un véhicule en libre-service par exemple, ou encore médiathèque,
    • gestion des tarifs et modes de paiements acceptés par le comité,
    • règles de gestion du CE : accessibilité, subvention, quotas, plafond ou enveloppe de subvention,
    • achats fournisseurs : commandes, facturation, stock,
    • ventes aux salariés : avec acceptation préalable du comité ou non, gestion des livraisons, des encaissements, etc.
    • stocks : mouvements de stocks, inventaires,
    • statistiques diverses.
  • la comptabilité du comité : la principale caractéristique des logiciels de compta CE/CSE est d’assurer la séparation des deux budgets : fonctionnement et ASC.
    Ce qui n’est pas le cas des logiciels de comptabilité généralistes pour les entreprises. Comme tous les logiciels de comptabilité, on va retrouver des fonctionnalités de saisies d’écritures organisées dans des journaux et selon un plan comptable spécifique aux comités. Qu’on les positionne dans la gestion ou dans la compta, on retrouve également des fonctionnalités liées à la gestion des moyens de paiement :
    • gestion de caisse (arrêtés de caisse),
    • établissement des bordereaux de remise de chèque,
    • génération des fichiers SEPA si le comité propose le prélèvement ou le virement bancaire comme moyen de paiement à ses bénéficiaires,
    • et enfin toutes les fonctionnalités indispensables dans une comptabilité : états comptables, rapprochement bancaire, lettrages clients et fournisseurs, clôture comptable et établissement des comptes de résultats et bilan.

Certains logiciels de gestion CE/CSE proposent également une comptabilité analytique, ce qui peut être très utile pour les élus, sachant que cette gestion est souvent assortie d’un module de suivi budgétaire ; un outil d’aide à la rédaction du rapport de gestion.

Comptabilité intégrée

On parle de comptabilité intégrée lorsque qu’une action dans les modules de gestion sera répercutée directement dans la comptabilité. Par exemple, pour un comité, la saisie d’une vente de billetterie généra des écritures comptables en automatique.

Et tout cela dans le même logiciel et la même base de données sous-jacente et partagée entre la gestion du comité et la compta.

Mais n’est pas le seul modèle. Certaines entreprises ont des logiciels de gestion séparés (quelques fois également appelés ERP).

Le logiciel de gestion gère les clients, la base article, les ventes/achats et la facturation (client ou fournisseurs), mais les écritures comptables doivent être exportées vers le logiciel de compta de l’entreprise. Cet export peut être plus ou moins automatisé. Mais dans ce modèle, on a bien deux logiciels distincts : un pour la gestion et un pour la comptabilité. Et surtout, dans ce modèle, en général, une fois l’écriture exportée dans la comptabilité il n’y a plus de lien avec les éléments qui ont conduits à sa génération.

Dans un logiciel de gestion et compta 100 % intégré, les éléments de gestion et de comptabilité restent étroitement liés. Par exemple, la suppression d’un règlement client dans la compta entraîne immédiatement le fait que le facture du client redevient non soldée.

L’avantage d’avoir un logiciel de gestion séparé et distinct du logiciel de compta est de pouvoir choisir le meilleur (ou le plus adapté) des logiciels dans chaque univers. Voire, dans des cas complexes, avoir plusieurs logiciels de gestion qui déversent leurs écritures dans une comptabilité centralisée.
Une solution de gestion et de compta intégrée offre l’avantage d’une grande simplicité et la garantie d’une cohérence des données entre la gestion et la compta.

Et concrètement, dans l’univers des comités ?

Toutes les solutions du marché (ou presque) sont construites sur un modèle intégré et hébergé (en ligne). Par contre, certains éditeurs de logiciel de gestion CE/CSE ne proposent que des comptabilités recettes/dépenses (attention à vos obligations en fonction de vos budgets). Ce qui conduit quelque fois les plus gros comités à avoir un logiciel de comptabilité séparé avec une interface de mise à jour entre la gestion et la compta.

Chez les plus petits comités, le logiciel de gestion et de comptabilité du comité s’appelle souvent … Excel. Evidemment il est gratuit mais il a beaucoup de limites et de contraintes.

Quelque fois, la gestion des activités est réalisée sous Excel et la comptabilité dans un logiciel de comptabilité généraliste du marché (logiciel pour petite entreprise). C’est évidemment une solution possible et peu onéreuse mais elle ne rend absolument pas les mêmes services qu’un logiciel de gestion CE spécialisé. Les logiciels de comptabilité d’entreprise sont moins adaptés aux CE et surtout sont plus complexe par nature. En effet, ils gèrent des choses dont le CE n’a pas besoin ; à commencer, par exemple, par la fiscalité ou la TVA.

Les logiciels de comité sont donc à la fois très puissants et adaptés aux besoins des comités mais ils sont aussi malheureusement souvent complexes à déployer et à utiliser. Une alternative ? Avoir recours à un expert-comptable ou opter pour un service global externalisé d’aide à la gestion des ASC et à la comptabilité du comité.