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Vous préparer à accueillir votre collaborateur en entretien individuel

Publié le par dans Entretiens.

Beaucoup d’occasions vous sont données de rencontrer en face-à-face vos collaborateurs. Soit parce que ces derniers le souhaitent pour obtenir un complément d’information, répondre à des doutes, etc., soit parce qu’il vous faut leur apporter un point de vue : donner de nouveaux objectifs, évaluer leurs actions, etc. Dans tous les cas, votre attitude dès les premières minutes influencera positivement ou négativement les échanges qui s’y dérouleront. Il vous faut y être attentif.

Choisissez le lieu de l’entretien et préparez-le

Vous ne pouvez pas réaliser votre entretien dans n’importe quel lieu. Ce dernier doit favoriser vos échanges et garantir la confidentialité. De ce fait, il faut proscrire l’open space et choisir un endroit de travail isolé : salle de réunion, bureau vide, etc.
Avant d’aborder la rencontre à proprement parler, il faut préparer l’environnement et prendre quelques précautions. Voici quelques conseils :

Evitez tout dérangement inutile :

  • avertissez vos différents interlocuteurs que vous ne serez pas disponible ;
  • faites filtrer vos appels téléphoniques ou transférez-les ;
  • si par nécessité vous devez prendre un appel, informez votre collaborateur du caractère excep-tionnel de la prise d’appel et soyez le plus bref possible.

Planifiez-le à un moment adéquat :

  • si vous enchaînez plusieurs entretiens, prévoyez toujours un temps de pause entre deux entre-tiens. Un entretien bien conduit est fatigant. Il nécessite beaucoup de concentration ;
  • pensez à votre activité, à votre disponibilité et choisissez un moment où vous êtes le plus effi-cace pour planifier votre entretien (plutôt le matin, plutôt l’après-midi, etc.) ;
  • évitez de programmer un entretien après une réunion dont on sait qu’elle sera difficile, ou dont on ne connaît pas l’heure de fin.

Préparez-vous à recevoir votre collaborateur

Bon nombre d’entretiens conduisent à devoir travailler sur des documents, des informations, des résultats d’actions qu’il vous faut avoir préparés, ou que vous aurez demandé à votre collaborateur de préparer. Il est important d’y réfléchir à l’avance pour vous assurer d’en disposer.

De plus, un entretien est un moment unique pour montrer votre proximité à votre collaborateur. Il est donc utile d’utiliser les premières minutes pour parler de sa situation : projets en cours, difficultés rencontrées, suite donnée à une récente discussion, etc. Encore faut-il vous en rappeler, c’est pourquoi il est souhaitable de prendre quelques minutes avant l’entretien pour se remémorer ces aspects.

Soyez attentif à ranger votre espace de travail, ou l’espace de l’entretien. Un de mes managers avait l’habitude de réaliser ses entretiens individuels dans la salle de réunion qui était très souvent indisponible. D’une part, il arrivait souvent qu’à l’heure où nous devions nous rencontrer la salle était encore prise, d’autre part, une fois libérée, il y restait des verres vides, des restes de bouteilles entamées. Bref, le lieu ne respirait pas l’accueil convivial et nous en étions tous mécontents, sans pouvoir y faire grand-chose.

Il faut que votre collaborateur se sente respecté et attendu dès les premières minutes.

Voici quelques questions utiles à vous poser pour préparer vos entretiens :

  • Est-ce que mon espace de travail est suffisamment dégagé pour donner de la place à mon colla-borateur ?
  • Compte tenu de mon emploi du temps, quel est le moment le plus opportun pour réaliser l’entretien ?
  • Y a-t-il des documents à préparer ? Mon collaborateur doit-il en apporter ? Faut-il le lui rappeler ?
  • Est-ce que j’ai tous les éléments nécessaires pour commencer l’entretien : état d’avancement d’un projet, réponse à transmettre, document ou outil à discuter, etc. ?
  • Que puis-je demander à mon collaborateur sur lui, sur un projet personnel, etc. ?