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Réunions à distance, les pièges à éviter

Publié le par dans Animation.

À l’instar du télétravail qui gagne du terrain, les réunions en téléprésence ont aussi le vent en poupe. Eléments forts des politiques RSE, elles sont, de plus, boostées par les progrès technologiques constants qui les rendent de moins en moins hasardeuses. Attention cependant ! Pour que ce format de réunion conserve tous ses côtés vertueux, sans générer de dommages collatéraux, quelques astuces sont à retenir.

Ne pas supprimer totalement les échanges « de visu »

Conjuguant désormais la voix, la vidéo et le partage de documents, la réunion en téléprésence est un outil de communication interactif et collaboratif qui permet à un manager de réunir virtuellement son équipe alors qu’elle est dispersée géographiquement. Sont ainsi résolus les écueils liés au temps, à la distance, à la disponibilité qui perturbaient, voire empêchaient, les réunions en présentiel. La tentation peut donc être grande pour le manager d’y recourir, d’autant que les collaborateurs sont, eux aussi, friands de cette solution qui leur évite des levers aux aurores.

Il est cependant impératif de maintenir un minimum de rencontres physiques entre les membres d’une équipe. Le partage d’un même espace permet de créer ou développer des liens : les échanges de notes, les petites blagues complices, le café offert, la cigarette partagée à la pause, etc. Toutes ces interactions sont le fondement de la vie et de la dynamique d’une équipe, et sont inexistantes lors d’une visioconférence ou d’une conference call.

Par ailleurs, des signaux plus informels comme des haussements d’épaules, froncements de sourcils ou soupirs, qui ne sont pas forcément perceptibles en téléprésence, sont autant d’expressions non verbales importantes à capter par le manager. Elles peuvent traduire des points de tension à clarifier et régler sans tarder.

Les réunions à distance, aussi tendances, confortables et écoresponsables soient-elles, ne peuvent donc pas remplacer totalement la « bonne vieille » réunion physique.

Choisir la formule ad hoc

Les solutions techniques d’animation de réunions à distance sont de plus en plus pointues. Dans le top 3, on trouve :

  • l’appel de groupe : ce format est le plus simple car il ne demande pas de matériel particulier, ni de serveur externe. Il peut s’appuyer sur des plateformes gratuites - comme Skype - qui proposent soit l’audio uniquement, soit l’option « son + vidéo » ;
  • la visioconférence : la formule nécessite un matériel adapté : caméra, micro, projecteur… et un bon réseau Internet ;
  • la webconférence : un lien Internet est alors transmis aux participants qui se connectent à l’heure prévue. Ce système permet un partage d’écran.

Chacun de ces trois systèmes présente ses avantages mais correspond aussi à des objectifs précis. Le manager ne doit tout simplement pas se tromper s’il veut optimiser l’efficacité de sa réunion à distance.

L’appel de groupe est l’idéal pour favoriser l’interaction entre les équipiers, mais au-delà de 5 ou 6 personnes, l’échange peut devenir cacophonique et, dans le cas où la vidéo n’est pas intégrée, il ne s’agit plus que d’une conference call : on ne voit pas ses collègues, donc rien ne passe, si ce n’est la voix…

La visioconférence permet une visibilité partagée de l’animateur et de son support. Donc, peu d’échanges entre les participants, la part belle est faite au manager et à sa présentation, sur lesquels l’attention est polarisée.

Enfin, avec la webconférence, l’objectif est plus de montrer que d’échanger, et l’intervention de l’animateur est minorée par rapport à l’importance qui est donnée au support de présentation.

Le choix de la solution retenue par le manager doit donc tout simplement répondre à cette question : quel est l’objectif de ma réunion ? Un échange intercollaborateurs, une présentation personnalisée, ou tout simplement une session d’information descendante ?

Préparer sa réunion avec soin

Même si cela ressemble à une lapalissade : la technique n’a d’intérêt que lorsqu’elle fonctionne ! Alors, lorsque sur les 6 participants d’une visioconférence l’un n’a que le son, l’autre n’entend rien, sans parler des deux qui sont aux abonnés absents, le manager peut connaître de grands moments de solitude. Au bout de 20 minutes d’essais de réglages infructueux, chacun branche son smartphone et le support de réunion est envoyé en PJ par mail à une équipe désabusée…

Pour s’éviter cette dose de stress, le mieux est de vérifier, ou de faire vérifier, le matériel en amont, de planifier sa réunion avec précision, et de prévoir une relance des participants 20 ou 30 minutes avant le démarrage.

Bien évidemment, tout comme en présentiel, le programme de la réunion, les temps de parole, le compte rendu et les outils à partager doivent être anticipés… et respectés.