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Managers : vos paroles s’envolent, vos écrits restent !

Publié le par dans Animation.

Vos succès managériaux passent par vos talents à communiquer. Cela est un fait acquis et depuis plusieurs années, les recours à des coachs spécialisés dans l’accompagnement à la prise de parole se font croissants. Attention, cependant, à ne pas négliger non plus vos écrits. Voici quelques rappels des règles de bon sens qui régissent votre prose.

Choisir les bons supports

Un message efficace démarre par un choix pertinent de son canal de diffusion : courrier papier, note manuscrite, e-mail, simple mémo, SMS, présentation animée, etc. Le manager dispose d’une large palette de supports. Le choix n’a rien d’anodin : il dépendra de l’objet de la communication, de son caractère plus ou moins officiel et/ou confidentiel et, bien sûr, du statut du récepteur.

Le canal sélectionné représentera, d’ores et déjà, un premier signal faible sur l’importance donnée à l’objet de la communication : un Post-it découvert de bon matin sur l’écran du PC est moins anxiogène qu’un avis de courrier recommandé reçu à son domicile ! Il est donc essentiel, avant de réfléchir au contenu, d’opter pour le bon vecteur. Globalement, on peut considérer l’e-mail comme le canal le plus usité, ce qui ne l’exonère pas de répondre à certaines normes.

Il a vocation à remplir un besoin qu’a le manager de solliciter / informer / faire agir ou réagir. Son objet doit être précis, et son corps court et simple, d’autant que les mails sont à présent de plus en plus lus via les smartphones, et donc bien souvent en diagonal...

Un compte rendu détaillé, un argumentaire commercial ou une recommandation stratégique seront plus efficaces s’ils prennent la forme d’une note de synthèse ou d’un rapport, quitte à les adresser également par mail… mais en pièce jointe !

Cette utilisation massive des moyens de communication dématérialisés confère, à présent, au courrier papier un caractère assez « officiel », et ce dernier trouve toute sa place dans les échanges plus formels : juridiques, sociaux, financiers, contractuels, etc.

Les documents de présentation type Powerpoint servent essentiellement de support lors d’une prestation orale, mais sont souvent aussi transmis ultérieurement. Leur clarté et leur orthographe irréprochable sont essentielles afin d’en assurer la bonne compréhension, mais aussi de renvoyer une image positive de l’orateur et de ne pas l’exposer aux sarcasmes de son public.

Soigner le fond et la forme de vos écrits

Un manager, même s’il n’a pas été recruté pour la beauté de sa plume, véhicule constamment, en interne ou en externe, l’image et les valeurs de l’entreprise qu’il représente. Il est donc capital que les écrits qu’il diffuse soient optimum, tant sur la forme (orthographe, syntaxe, vocabulaire, grammaire, etc.) que sur le fond (choix des verbatim, du champ lexical, clarté de l’information, adéquation avec la stratégie de communication déployée par l’entreprise, etc.). Une transmission efficace d’information passe par la rédaction de messages bien écrits, clairs, lisibles et compréhensibles. De même, sa structuration est le reflet de la structuration d’une pensée. Phrases confuses et tournures alambiquées sont donc à proscrire ! Il est d’usage de considérer qu’une phrase = une idée.

Enfin, il est à noter que beaucoup de litiges internes ou externes sont le fait de communications manquant de précisions ou présentant des carences rédactionnelles. Un courrier efficace comprend un objectif et doit contenir toutes les informations indispensables à l’atteinte de cet objectif : objet, références éventuelles, date et lieu spécifiés, éléments factuels, actions à mener, etc. Le contenu ne doit pas être parasité par des éléments superflus et générant des doutes ou une mauvaise compréhension. Pour autant, soigner son style et utiliser un vocabulaire riche et varié sont tolérés, voire même recommandés, afin de rendre vos écrits vivants et percutants.