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Management : les vertus des « 5 S »

Publié le par dans Pratiques managériales.

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke… Quèsaco ? Un mantra bouddhiste ? Non ! C’est une méthode d’organisation japonaise datant des années 50 qui peut, encore aujourd’hui, inspirer des managers du monde entier, soucieux de sensibiliser leurs équipes aux bienfaits d’un environnement de travail optimisé.

Les « 5 S », de quoi s’agit-il ?

Avant tout, rendons à l’Oncle Sam ce qui lui appartient ! Les « 5 S » auraient trouvé leurs racines dans le TWI (Training Within Industry) américain : une innovation méthodologique qui aurait contribué à faire gagner la Seconde Guerre mondiale aux USA.

Déclinée en trois points : Job Instructions (produire en sécurité, rapidement et consciencieusement), Job Methods (réduire les gaspillages, résoudre les problèmes dans le travail), Job relations (gérer les relations avec les équipes, les managers, les syndicats) ; la méthode serait née du besoin américain de former rapidement des non-spécialistes - notamment des femmes et de jeunes ouvriers inexpérimentés - à produire du matériel de guerre en masse et sans défaut, dans les usines d’armement. Ces procédés, testés à partir de 1940 ont été déployés jusqu’à la fin de la guerre.

Ils auraient inspiré ensuite, dans les années 50, les usines Toyota qui créent alors la « fameuse » méthode des « 5 S » : cinq mots/cinq opérations/cinq règles très simples à mettre en œuvre, pour rationaliser les tâches, à savoir :

  • Seiri : débarrasser ;
  • Seiton : ranger ;
  • Seiso : nettoyer ;
  • Seiketsu : standardiser ;
  • Shitsuke : éduquer, discipliner.

Les « 5 S » sont-ils compatibles avec la culture occidentale ?

Même si elle a vu le jour dans des ateliers de production au Japon, la méthode a, par la suite, été adoptée dans les contextes de travail les plus divers : activités artisanales, industrielles ou tertiaires… Et à travers le monde entier.

Pourtant, là où elle représente, pour l’employé nippon, un prolongement naturel de son éducation et de sa culture basée sur l’ordre et la rigueur, on pourrait craindre que la méthode ne soit perçue, par les employés et cadres occidentaux, comme une contrainte nécessitant un effort moins naturel, permanent et important.

Pour autant, les diverses expériences et les ouvrages sur le sujet ont démontré que ces règles de bon sens ont produit les mêmes résultats vertueux, au sein de toutes les entreprises qui les ont mises en place, partout dans le monde. Une fois tous les collaborateurs convaincus (y compris les plus rétifs à l’ordre et la rigueur) la méthode, dont les règles auront été communiquées, expliquées en amont, et la mise en œuvre évaluée régulièrement, procure un sentiment collectif de bien-être et de fierté.

Les « 5 S » s'adapteraient donc parfaitement aux entreprises et mentalités occidentales.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Rappelons que les principes prônés par les « 5 S » sont des basiques et font avant tout appel au bon sens.

Si l’on reprend chaque terme japonais, son sens littéral et ce qu’il induit, cela donne :

  • Seiri = Trier, évacuer = se débarrasser de l’inutile
  • Seiton = Ranger, classer, ordonner = rationaliser son espace de travail
  • Seiso = Nettoyer = travailler dans un environnement propre et sain
  • Seiketso = Maintenir = conserver l’ordre et la propreté
  • Shitsuke = Formaliser, impliquer = transmettre et promouvoir les bonnes pratiques

Ce qui revient simplement à rationaliser son espace de travail quel qu’il soit : un atelier, une usine, un entrepôt, une boutique, un bureau, une cuisine de restaurant, un open space, etc. L’objectif est de le débarrasser de tout ce qui est inutile, de l’aménager en cohérence avec l’utilisation prévue, de le rendre en permanence sain et propre, d’y maintenir de bonnes conditions de travail, le tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs…

Dit comme cela, on peut avoir l’impression d’enfoncer des portes ouvertes, et pourtant, n’est-ce pas là le b.a.-ba. de la recherche de qualité et d’amélioration continue ? Comment concevoir la production d’un service ou d’un produit dans un environnement dégradé ? Comment y assurer la sécurité, comment prétendre y respecter l’environnement ?

Le principe des « 5S » se base tout simplement sur le fait qu'un espace de travail bien rangé et organisé est propice à une production de bonne qualité. Facile à comprendre, sa mise en œuvre ne requiert ni savoir-faire particulier ni investissement financier important et génère, lorsque ses préceptes sont respectés, des gains avérés en espace, en temps, en production, en chiffre d’affaires, ainsi qu’une réduction du taux d’accidents, de l’absentéisme, du nombre de réclamations, etc.

C’est également une méthode de management participatif qui responsabilise tous les salariés dans l'amélioration de l'organisation de l'entreprise.

Cinq petits mots, donc, pour un grand pas vers la qualité totale !