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L’intégration d’un nouveau collaborateur

Publié le 14/11/2017 par

Beaucoup considèrent qu’un processus de recrutement se termine au moment où le nouveau collaborateur s’installe à son poste. Grave erreur, c’est au contraire le début d’un nouveau processus encore plus important : son intégration. Toute précipitation et impréparation à ce stade sera source d’échec.

Les 3 étapes clés d’intégration d’un nouveau collaborateur

Quand un collaborateur intègre un nouveau poste, il se trouve confronté à un nouvel environnement, de nouveaux objectifs, qui peu ou prou lui demandent de s’adapter. Pour cela il passe par les trois étapes clés suivantes :

Etape de découverte de l’environnement

Etape d’acquisition des compétences

Etape de maitrise du poste

Votre rôle :

Aider le collaborateur à comprendre le nouvel environnement de travail dans lequel il s’insère.

Votre rôle :

Permettre au collaborateur d’acquérir le savoir-faire nécessaire à la maîtrise du poste.

Votre rôle :

Permettre au collaborateur de vérifier ses acquis en atteignant les objectifs réels demandés par le poste.

1. Etape de découverte

Cela demande d’apporter au nouvel entrant des réponses aux questions suivantes : à qui peut-on demander quoi ? Comment trouver tel document, tel outil, etc. ? Quelles sont les habitudes de travail, les rythmes particuliers ?

Pour cela, il est indispensable que le manager :

  • prépare le poste de travail avant l’arrivée du collaborateur (particulièrement s’il est conditionné par l’informatique) ;
  • accueille son collaborateur dès son arrivée, et le présente à l’équipe ;
  • donne au collaborateur des objectifs de travail limités : il est important de ne pas attendre du collaborateur qu’il puisse assurer l’ensemble des performances dès son arrivée. L’arrivant ne connait pas suffisamment l’organisation et la culture de l’entreprise, une formation préalable peut également lui être nécessaire.

2. Etape d’acquisition

Tout nouvel arrivant dans un emploi a besoin d’acquérir un certain ensemble de données. Il peut s’agir de connaissances sur des techniques nouvelles ou sur une clientèle particulière, ou tout simplement de procédures internes propres à la culture de l’entreprise.

Durant la phase de recrutement, ce besoin doit avoir été défini afin d’éviter de le faire en urgence lors des premiers pas du collaborateur dans l’entreprise, voire d’être conduit à les réaliser trop tardivement.

Durant cette étape il ne s’agit pas uniquement d’inscrire le collaborateur dans une session de formation en salle, cela peut aussi consister à le former « sur le tas ». Il est alors crucial d’avoir anticipé la personne qui dans l’équipe est la mieux placée pour assumer ce rôle de formateur ou de tuteur.

3. Etape de maîtrise

Cette étape joue en quelque sorte le rôle d’une évaluation finale. On pense trop souvent qu’une fois la formation réalisée ou les quelques premiers jours de fonctionnement passés, le reste va aller de soi. Or, ce n’est jamais le cas, car des ajustements sont toujours nécessaires. De plus, il est motivant pour le collaborateur de confirmer qu’il est capable d’assumer son poste. La confiance du collaborateur dans ses capacités est absolument décisive pour le rendre autonome dans son poste.
Cela passe par deux actions :

  • au départ de cette étape, fixer au collaborateur un objectif de résultat précis qui correspond à un enjeu représentatif de son poste, avec un délai approprié ;
  • à la fin de cette étape, évaluer le résultat à l’aide d’un entretien individuel qui va donner l’occasion de valoriser le résultat atteint, et de discuter avec le collaborateur des obstacles ou des difficultés éventuellement rencontrés.

L’importance d’échanges réguliers avec le collaborateur

Durant toutes les étapes d’intégration, il est impératif de rencontrer le nouvel arrivant régulièrement, afin de réagir au bon moment et l’accompagner au plus près de ses besoins. Il n’est pas possible de déterminer une fréquence-type. Celle-ci dépend de votre disponibilité et du type de poste. Simplement, au plus vous rencontrez votre collaborateur, au moins vous le laissez sous l’influence plus ou moins négative de son environnement, à un moment où il peut avoir besoin d’aide.

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