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Congés payés : 1, 2, 3, c’est parti !

Publié le par dans Droit du travail.

Avec le printemps, est arrivée la saison de la planification des congés payés, et la question se pose de planifier l’organisation des équipes pendant la période particulière des congés d’été.

Congés payés : quelques rappels

La période de prise des congés payés, si aucun accord d’entreprise ou de branche ne prévoit d’autres dispositions, doit comprendre dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Dans le cadre de cette période, vous devez planifier au moins 2 semaines consécutives de congé pour chacun de vos collaborateurs entre le 1er mai et le 31 octobre. C’est un impératif essentiel, car si vous ne le faites pas, il pourrait vous être reproché de ne pas permettre à votre entreprise de respecter son obligation de faire prendre les congés payés. Il s’agit même d’un impératif de santé et de sécurité, car tout collaborateur doit pouvoir se reposer pendant la période estivale.

Classiquement, on demande aux collaborateurs de « poser » leurs congés payés, mais n’oubliez pas que c’est la direction que vous représentez qui décide de la date à laquelle les collaborateurs doivent partir, car elle seule peut apprécier ses besoins d’organisation du travail.

Vous pouvez donc refuser les dates des congés payés que vous soumet un collaborateur, du moment que vous ne modifiez pas sa demande à moins de 1 mois du départ. En effet, tout collaborateur doit se voir communiquer sa date de départ au moins 1 mois à l’avance, et si vous n’avez pas répondu à sa demande dans ce délai, il peut considérer que vous avez accepté.

Critères de détermination des dates de congés payés

Sachez-le : à moins qu’un accord d’entreprise ou de branche en prévoie autrement, il existe des critères à prendre en compte dans la détermination des dates de congés : vous devez d’abord tenir compte de la situation de famille du collaborateur, par exemple si son conjoint est enseignant et donc astreint à des périodes de congé établies, ou s’il a à charge une personne dont l’état de santé impose des dates de congé spécifiques. Si un membre de votre équipe a un conjoint ou partenaire de PACS également collaborateur de l’entreprise, ils ont droit à ces congés payés en simultané. À vous, le cas échéant, d’organiser ces dates en lien avec le manager du conjoint.

Par ailleurs, l’ancienneté de votre collaborateur est également un critère à prendre en considération pour accorder, en priorité, les demandes des collaborateurs les plus anciens dans l’équipe. Le cas échéant, si un collaborateur exerce une activité professionnelle chez plusieurs employeurs, comme le font surtout les collaborateurs à temps partiel, vous devez également prendre cet élément en compte.

Attention
Il n’est pas question d’interroger vos collaborateurs sur leur vie privée, mais de prendre en compte les éléments qui ont été communiqués par eux au service des ressources humaines, ou dont les collaborateurs vous ont eux-mêmes fait part à l’appui de leur demande.

Si la règle, à défaut d’accord collectif, est que les collaborateurs acquièrent leurs congés du 1er juin au 31 mai, pour ne les prendre qu’à compter du 1er mai de l’année suivante, il n’est pas interdit d’accorder, au collaborateur qui le souhaite, de prendre des congés de façon anticipée, dès lors qu’il en a acquis un nombre suffisant. Attention, néanmoins, à ce qu’en laissant le collaborateur procéder de la sorte, vous ne puissiez plus respecter l’obligation de faire prendre 2 semaines consécutives entre le 1er et le 31 octobre.

Vous ne pouvez pas imposer à un collaborateur de prendre en une seule fois les 5 semaines de congés payés qu’il aurait acquises, mais vous pouvez tout à fait le lui accorder s’il en fait la demande.

Vous ne le savez peut-être pas, mais un collaborateur qui prend des congés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre peut, de ce fait, acquérir des jours de congé supplémentaires, appelés « jours de fractionnement ». On accorde 1 jour de congé supplémentaire aux collaborateurs qui prennent, de la sorte, entre 3 et 5 jours, et 2 jours à ceux qui prennent au moins 6 jours en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.

Rappel
Il doit avoir posé son congé principal de 12 jours continus entre le 1er mai et le 31 octobre.

Le fait que ce soit le collaborateur qui ait fait la demande de fractionnement de ses congés ne permet pas à la direction de lui refuser ce droit. Seul un accord d’entreprise ou de branche, ou une renonciation expresse et donc écrite du collaborateur, permettent de ne pas lui accorder ces jours.

Modèle de renonciation aux jours pour fractionnement

Enfin, un accord d’entreprise, ou plus souvent un accord de branche, peut accorder également des jours de congé supplémentaires, acquis par exemple en fonction de l’ancienneté du collaborateur. Si tel est le cas, il vous revient également de planifier ces congés.

Le cas de la pose de congés payés très anticipée

Que faire si un collaborateur pose des congés payés de nombreux mois avant la date de départ demandée, par exemple parce qu’il programme un voyage, alors que vous n’avez pas encore de visibilité sur l’organisation du travail à cette période ? Vous n’êtes soumis à aucun délai de réponse, la seule obligation restant d’informer le collaborateur de la date de son départ au moins 1 mois à l’avance. Par ailleurs, si vous acceptez la demande du collaborateur, alors que les autres collaborateurs n’ont pas encore émis leur souhait de date de départ, on pourrait vous reprocher de commettre une inégalité de traitement en faveur d’un collaborateur que vous aurez favorisé dans les faits. La bonne attitude serait, sans doute, d’expliquer à votre équipier que vous ne pouvez pas encore vous prononcer sur sa demande et l’inviter à la renouveler ultérieurement, au moment où la direction appellera les demandes des collaborateurs. Vous pouvez, néanmoins, lui indiquer que vous prendrez en compte sa demande anticipée pour décider le moment venu. Enfin, si le collaborateur souhaite vraiment planifier ses congés, alors que vous ne pouvez pas lui en confirmer les dates, incitez-le à souscrire une assurance « annulation de voyage » qui prend en compte l’éventuel refus de l’employeur d’accorder les dates de congés payés demandées par le collaborateur. C’est une bonne garantie face au principe qui reste que les dates de prise des congés payés doivent bien être décidées ou validées par la direction dans l’intérêt des besoins d’organisation de l’activité.

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