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Utiliser un véhicule pour travailler

Publié le par dans Rémunération.

Nombreux sont les salariés qui ont besoin d’un véhicule pour travailler. Qu’ils utilisent leur véhicule personnel ou que l’entreprise leur en fournisse un, se pose une foule de questions juridiques. Que se passe-t-il en cas d’accident en termes de responsabilité et d’assurance ? Qui doit payer les contraventions quand une infraction est commise, l’entreprise ou le salarié ? La perte du permis est-elle une cause justifiant un licenciement ?

Utilisation d’un véhicule société ou de sa propre voiture : quelles incidences sociales ?

Deux modalités de mise à disposition sont possibles lorsqu’un salarié utilise un véhicule de l’entreprise.

Mise à disposition de manière non nominative d’un véhicule par l’entreprise

L’employeur met à la disposition des salariés, de manière non nominative, des véhicules de service achetés ou loués par l’entreprise (camionnette, camion, véhicule commercial) et qui ne peuvent être qu’utilisés à titre professionnel.

Le salarié ne peut pas l’utiliser pour ses besoins personnels.

Les conditions d’utilisation et d’entretien de ces véhicules sont définies soit dans le règlement intérieur de l’entreprise ou dans des notes de service, soit dans le contrat de travail du salarié. Ce n’est pas un avantage en nature. Le salarié n’a pas à supporter de charges sociales pour cette utilisation.

Mise à disposition du salarié d’un véhicule par l’entreprise

L’employeur met à la disposition d’un salarié, personnellement et de façon permanente, un véhicule de fonction, acheté ou loué par l’entreprise. Il peut interdire ou autoriser l’utilisation de ce véhicule à des fins personnelles :

  • si le salarié ne peut pas utiliser le véhicule à des fins personnelles, cette mise à disposition constitue une charge d’exploitation engagée pour le compte de l’entreprise. Elle est non réintégrable dans l’assiette des cotisations ;
  • si le salarié peut utiliser le véhicule aussi à des fins personnelles, c’est-à-dire en disposer pendant ses week-ends et congés, il s’agit d’un avantage en nature, qui doit être réintégré dans l’assiette des cotisations. L’employeur peut procéder à l’évaluation de cet avantage en nature, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait annuel, en distinguant selon que le véhicule a été acheté par l’employeur, est loué ou est en location avec option d’achat. L’employeur devra prendre soin de préciser qui peut conduire le véhicule (le seul salarié ou également des membres de sa famille) et qui est assuré et à quelles conditions.
   
Lorsque le contrat de travail précise que la fourniture d’un véhicule de fonction peut être utilisée à des fins personnelles, l’employeur ne peut pas unilatéralement décider d’y mettre un terme. La suppression d’un tel avantage s’analyserait en une réduction de la rémunération contractuelle du salarié.

Pour un modèle de clause de mise à disposition d’un véhicule de fonction avec possibilité d’usage personnel, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ». Vous trouverez également dans cette documentation, un modèle de clause de mise à disposition d’un véhicule utilitaire, un modèle de règlement relatif aux véhicules de fonction.

Par ailleurs, même stipulation contraire du contrat de travail, l’employeur ne peut exiger du salarié qu’il restitue son véhicule de fonction, dont il peut faire usage dans sa vie personnelle en cas de suspension du contrat de travail ou même pendant la durée du préavis dont le salarié est dispensé d’exécution.

Le salarié contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, n’a pas à supporter la charge financière des frais qui en résultent. L’employeur doit le rembourser. Il peut le faire :

  • soit sur la base des frais réellement exposés ;
  • soit en versant des indemnités kilométriques exonérées de cotisations sociales sans qu’il soit nécessaire à l’employeur de produire des justificatifs lorsque leur montant n’excède pas les limites des barèmes kilométriques publiés.

Depuis 2013, le barème kilométrique est limité à 7 CV. Pour les véhicules d’une puissance supérieure, il faut appliquer le barème pour 7 CV.

Précision concernant les véhicules électriques : Le barème kilométrique s’applique également aux véhicules de moins de 3 CV. L’administration fiscale est revenue sur sa position. Ainsi, les contribuables utilisant des véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique peuvent utiliser le barème kilométrique pour l’évaluation de leurs frais de voiture.

Le remboursement des frais réellement exposés n’entre pas dans l’assiette des cotisations sociales pour autant que l’employeur :

  • prouve que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions ;
  • et s’il produit les justificatifs de ces frais.

N’oubliez pas de définir les conditions d’entretien du véhicule

Les modalités d’entretien du véhicule doivent être définies au préalable et connues du salarié. Elles peuvent être fixées dans le contrat, dans le règlement intérieur ou dans tout autre document remis au salarié (notice d’utilisation du véhicule, guide de location automobile longue durée, etc.). Le salarié qui ne respecte pas ces modalités d’entretien peut alors être sanctionné. A ainsi été licencié pour cause réelle et sérieuse un salarié ayant effectué la révision du véhicule à 36.000 kms au lieu de 30.000 kms, ce qui a causé un préjudice à son employeur puisque, se prévalant de ce retard, le constructeur a refusé de prendre en charge une panne technique ultérieure qui a coûté 9.000 euros à l’employeur. 

Le salarié cause un accident de la circulation impliquant un véhicule mis à disposition par l’entreprise, qui doit payer ?

Lorsqu’un salarié cause un accident avec le véhicule mis à disposition par la société alors qu’il est en mission, il n’est pas tenu de prendre à sa charge les dommages causés au véhicule, ni même la franchise d’assurance, sauf à démonter qu’il a commis une faute lourde.

En effet dans une relation de travail, c’est l’employeur qui supporte les risques. La responsabilité du salarié à l’égard de l’employeur ne peut résulter que de sa faute lourde, c’est-à-dire en cas de faute grave commise avec intention de nuire.

Il en va ainsi même s’il existe, dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu’en cas d’accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l’entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise. Cette clause est nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on fait comme si elle n’existait pas, sauf pour l’employeur à prouver la faute lourde du salarié.

Ce n’est pas non plus au salarié d’indemniser la victime de cet accident mais bien à l’entreprise, sauf pour l’employeur à prouver que le salarié est sorti des limites de la mission qui lui était confiée.

Infractions au Code de la route commises à l’occasion du travail : qui doit en supporter les frais ?

En application du Code de la route, c’est le conducteur du véhicule (donc ici le salarié) qui est pénalement responsable des infractions qu’il a commises dans la conduite du véhicule. Pour autant, il ne sera pas forcément redevable de l’amende.

En effet, lorsque le conducteur agit en qualité de préposé, le tribunal a la possibilité de décider que le paiement des amendes de police prononcées seront mises en tout ou partie à la charge de l’employeur. Il faut alors que l’employeur soit cité à l’audience (C. route, art. L. 121–1, al. 2).

Les juges tiennent compte des circonstances de fait et des conditions de travail de l’intéressé notamment s’ils estiment que le comportement de l’employeur n’est pas étranger à la commission de l’infraction par le salarié (trop de livraisons à effectuer dans la journée de travail, clients à visiter en trop grand nombre et trop éloignés géographiquement, etc.).

La responsabilité pécuniaire de certaines infractions au Code de la route incombe, par exception, au titulaire de la carte grise. C’est le cas pour :

  • les infractions à la réglementation sur le stationnement des véhicules ou sur l’acquittement des péages (C. route, art. L. 121–2) ;
  • les contraventions à la réglementation sur les vitesses maximales autorisées notamment (C. route, art. L. 121–3).

Cela signifie donc que si un salarié a une amende parce qu’il n’a pas mis suffisamment d’argent dans un horodateur et qu’il est verbalisé pour cela, l’amende sera adressée au nom du titulaire de la carte grise, c’est-à-dire de l’employeur puisque c’est à son nom qu’est établi le certificat d’immatriculation.

Bien souvent, la carte grise du véhicule est établie au nom de la société. C’est dans ce cas le représentant légal de la société, c’est-à-dire le dirigeant de l’entreprise qui devra s’acquitter du paiement de l’amende. Notez que ce dernier ne s’expose ni à un retrait de points, ni à une inscription de l’infraction à son casier judiciaire.

Il reste que l’employeur a des moyens de se dégager de cette responsabilité pécuniaire. Il devra :

  • établir l’existence d’un événement de force majeure ;
  • ou fournir des renseignements permettant d’identifier l’auteur véritable de l’infraction, c’est-à-dire permettre l’identification du salarié qui conduisait le véhicule au moment où l’infraction a été commise.

Retrait ou suspension de permis, est-ce une cause de licenciement ?

Au vu de la jurisprudence, le retrait ou la suspension du permis de conduire d’un salarié qui utilise un véhicule pour l’exercice de ses fonctions ne constitue pas nécessairement un motif de licenciement.

Suspension ou retrait de permis suite à une infraction commise pendant le temps de travail

Une telle suspension ou un tel retrait peut révéler l’existence d’un manquement du salarié à ses obligations contractuelles. Le salarié sera alors licencié pour ce manquement, non parce qu’il s’est fait retirer son permis de conduire.

Suspension ou retrait de permis suite à une infraction commise en dehors du temps de travail

L’employeur ne peut prononcer un licenciement disciplinaire à l’encontre d’un salarié ayant commis une infraction dans le cadre de sa vie personnelle ayant entraîné une suspension ou un retrait de permis. L’employeur ne saurait y voir une faute contractuelle. En revanche, le fait, pour le salarié, de dissimuler sa situation et de conduire un véhicule de l’entreprise sans permis caractérise une faute pouvant justifier un licenciement.

Le licenciement est par contre possible si la suspension ou le retrait du permis de conduire du salarié le place dans l’impossibilité d’exécuter son contrat. Le licenciement sera d’autant plus fondé que l’employeur démontrera qu’il n’existe aucune possibilité d’aménagement du poste du salarié, ni reclassement temporaire sur un autre emploi. Pensez à consulter votre convention collective, elle peut prévoir des mesures afin de garantir l’emploi du salarié privé de son permis de conduire.

Renseignez-vous avant d’engager la procédure de licenciement. Le salarié qui n’a plus son permis de conduire peut contester cette décision devant le tribunal administratif. Et si les juges annulent la décision du retrait de permis de conduire, le licenciement se trouve sans cause réelle et sérieuse.

Par Caroline Gary, Chargée de relations humaines en entreprise