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Tout savoir sur le forfait annuel en jours

Publié le par dans Temps de travail.

Vous souhaitez mettre en place le forfait annuel en jours au sein de votre entreprise ? Une telle mise en place est très règlementée. Voici toutes les informations dont vous avez besoin afin de pouvoir déployer ce dispositif.

Qu’est-ce que le forfait annuel en jours ?

Le dispositif du forfait en jours est nécessairement annuel. Il vous permet de rémunérer certains de vos salariés (tous ne seront pas éligibles) sur la base d’un nombre de jours travaillés annuellement, sans décompte du temps de travail.

La durée du travail des salariés qui auront signé une convention de forfait annuel en jours est donc décomptée en jours.

Vos salariés en forfait jours disposent donc d’une grande liberté et souplesse pour organiser leur emploi du temps.

Si vous mettez en place nouvellement le forfait jours au sein de votre entreprise, vous allez devoir réaliser un important travail de communication auprès de vos équipes. Il faudra en effet prendre le temps d’expliquer aux salariés, son mode de fonctionnement (entretien, communication écrite, infographie qu’ils pourront conserver, réunions d’informations et d’échanges, etc.). Parallèlement, il sera important de communiquer auprès des responsables et superviseurs. En effet, manager des personnes en forfait jours n’est pas tout à fait la même chose que manager des salariés soumis à une référence horaire. Vous devez donc accompagner tant vos salariés que leurs supérieurs hiérarchiques.

Quelles catégories de salariés peuvent être soumises au forfait annuel en jours ?

L’ensemble de vos salariés ne peut pas être soumis au forfait annuel en jours. Il concerne seulement certaines catégories de salariés, ceux qui disposent d’une grande liberté pour organiser leur emploi du temps.

En effet, sont concernés par le forfait annuel en jours les catégories de salariés suivantes :

  • les cadres de votre entreprise qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
  • les salariés non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées (Code du travail, art. L. 3121-58).

En cas de litige, ce sont les juges qui vérifieront et apprécieront si votre salarié relève bien d’une telle catégorie.

Comment mettre en place le forfait annuel en jours dans votre entreprise ?

Les conditions applicables au salarié en matière de forfait jours sont fixées, soit par :

  • un accord collectif d'entreprise ou d'établissement ;
  • une convention ou un accord de branche.

A défaut, vous ne pouvez mettre en place le forfait jours au sein de votre entreprise et ce, même avec l’accord exprès de votre salarié.

L’accord contient notamment les clauses suivantes :

  • les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait ;
  • la période de référence du forfait, qui peut être l’année civile ou toute autre période de 12 mois consécutifs ;
  • le nombre de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours ;
  • les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période ;
  • les caractéristiques principales des conventions individuelles, qui doivent notamment fixer le nombre de jours compris dans le forfait (Code du travail, art. L. 3121-64).

Ajoutez des dispositions relatives à la déconnexion car à défaut, vous devrez les définir et les communiquer par tout moyen.

L’accord du salarié est-il indispensable pour le soumettre au forfait jours ?

Vous devez recueillir l’accord du salarié et conclure une convention individuelle de forfait par écrit. Celle-ci peut prendre la forme d’une clause dans le contrat de travail (dans le contrat initial ou par avenant) ou d’une convention à part entière.

Vous ne pouvez pas lui imposer.

Vous venez de signer l’accord collectif et souhaitez désormais soumettre les avenants aux intéressés ? Nous vous recommandons de prendre le temps, en tant qu’employeur de recevoir vos salariés afin de leur expliquer le fonctionnement du dispositif dont ils vont désormais bénéficier. Cela vous permettra de les rassurer car certains vont se poser de nombreuses questions, notamment sur le fonctionnement des congés payés, sur la durée type que doit faire une journée travaillée, sur la position de la ligne hiérarchique supérieure directe (d’où l’intérêt d’avoir mis en place des temps d’échanges et des réunions d’information).

Quelle est la durée du travail du salarié en forfait annuel en jours ?

Comme évoqué, la durée du travail n’est plus comptabilisée en heures mais en jours. Votre salarié soumis au forfait jours est donc tenu de travailler un certain nombre de jours dans l’année.

Retenez que ce nombre de jours ne peut dépasser, annuellement, 218 jours. L’accord collectif peut fixer un nombre de jours de travail inférieur à 218.

Voici comment s’effectue le calcul du nombre de jours de RTT pour l’année 2019, pour un cadre devant travailler 218 jours dans l’année, travaillant du lundi au vendredi et ayant 5 semaines de congés payés (soit 25 jours ouvrés)

Salariés en forfait jours - calcul du nombre de jours de repos en 2019

Conseil
Lors de la négociation de l’accord, échangez en amont avec votre responsable paie afin qu’il prenne contact avec le prestataire du logiciel ou le cabinet en charge de l’établissement des paies, afin que ces derniers puissent paramétrer l’outil de paie en fonction. Les délais de paramétrage peuvent être plus ou moins longs, évitez-vous toute déconvenue.

Le salarié peut-il renoncer à des jours de repos ?

Votre salarié peut, s’il le souhaite et avec votre accord, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de sa rémunération (Code du travail, art. L. 3121-59).

Dans un tel cas, les règles suivantes doivent être observées :

  • l’accord doit être établi par écrit ;
  • un avenant à la convention de forfait est signé. Il détermine notamment le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans que celui-ci puisse être inférieur à 10 %. L’avenant ainsi rédigé est valable pour l’année en cours et ne peut être reconduit de manière tacite.

Sachez qu’en tout état de cause, votre salarié ne peut en aucun cas travailler plus de 235 jours dans l’année. Vérifiez les dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise car celles-ci peuvent prévoir un nombre de jours maximal différent. Dans un tel cas, vous devez le respecter, qu’il soit supérieur ou inférieur à 235 jours.

Le salarié en forfait jours est-il soumis aux durées quotidienne et hebdomadaire maximales ?

Le salarié soumis à un forfait annuel en jours n'est pas soumis :

  • à la durée légale du travail (légalement, 35 heures par semaine) ;
  • au respect des durées maximales quotidienne (10 heures) et hebdomadaire de travail (48 heures ou 44 heures sur une période quelconque de 12 semaines) (Code du travail, art. L. 3121-62).

Pour autant, la réglementation relative au repos quotidien et hebdomadaire s’applique, tout comme celle relative aux congés payés et aux jours fériés chômés dans votre entreprise.

Pour s'assurer du respect de ces garanties, vous devez assurer un certain suivi.

Comment assurer le suivi de la charge de travail ?

En tant qu’employeur, vous devez régulièrement vous assurer du caractère raisonnable de la charge de travail de votre salarié :

  • que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail ;
  • de la bonne articulation entre l'activité professionnelle du salarié et sa vie personnelle (Code du travail, art. L. 3121-60).

Les modalités de mise en œuvre de cette obligation sont normalement fixées par l’accord collectif.

Si ce n’est pas le cas, vous devez a minima :

  • établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées. Sous votre responsabilité, ce document peut être renseigné par le salarié ;
  • s’assurer que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidiens et hebdomadaires ;
  • organiser une fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, l’organisation de son travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.

Là encore, pour que les responsables hiérarchiques effectuent un suivi optimal et efficace, vous devez leur avoir donné les clés. Il peut être judicieux de mettre à leur disposition une infographie ou un mémo rappelant les règles applicables.

A défaut de suivi, la convention de forfait est nulle et votre salarié sera en droit de solliciter devant le conseil de prud’hommes le paiement d’heures supplémentaires.

Vous êtes désormais incollable sur le forfait annuel en jours !