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Règlement intérieur : tous les détails pour le mettre en place simplement

Publié le par dans Sanction et discipline.

Véritable charte régissant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et la discipline dans l’entreprise, le règlement intérieur n’est pas à prendre à la légère. Son contenu fixé par le Code du travail vient d’être complété par la loi travail notamment concernant l’interdiction des agissements sexistes. Découvrez toutes les clés pour bien le rédiger, le mettre en place ou le modifier.

Le règlement intérieur est obligatoire dans toutes les entreprises de 20 salariés et plus. Il est facultatif dans les autres.

   
En cas de création d’une entreprise comptant au moins 20 salariés, vous avez 3 mois pour élaborer le règlement intérieur.

Quand mettre en place un règlement intérieur ?

Entreprises de 20 salariés et plus. Dès lors que votre entreprise compte 20 salariés et plus pendant une période de 6 mois, la mise en place d’un règlement intérieur devient obligatoire.

Si votre entreprise comporte plusieurs établissements où sont employés habituellement au moins 20 salariés, vous pouvez établir un règlement intérieur unique pour l’ensemble de ces établissements. Pour cela, vos différents établissements ne doivent pas présenter de particularités, notamment d’emploi ou de santé et sécurité, exigeant la rédaction d’un règlement propre à l’un ou plusieurs d’entre eux.

Entreprises de moins de 20 salariés. Le Code du travail ne vous oblige pas à avoir un règlement intérieur mais rien ne vous empêche d’en mettre un en place.

Dès lors que vous faites ce choix, vous devez respecter toutes les règles légales relatives à son élaboration et à sa mise en place.

Règlement intérieur : son contenu

Dispositions obligatoires. Le contenu de ce document est strictement limité par la loi. Vous n’êtes donc pas libre d’inscrire d’autres dispositions que celles relatives :

  • à l’hygiène et la sécurité ;
  • à la discipline ;
  • aux droits de la défense des salariés ;
  • au harcèlement sexuel et au harcèlement moral ;
  • aux agissements sexistes. Cette dernière obligation est issue de la loi travail.

Suite à la publication de la loi travail, le règlement intérieur doit intégrer cette nouvelle disposition. Les Editions Tissot vous proposent un modèle de règlement intérieur à jour de la loi travail que vous pouvez personnaliser.

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Dispositions interdites.
Les dispositions du règlement intérieur ne peuvent pas être contraires aux lois ou règlements existants. Sont ainsi prohibées :

  • les clauses liées au contrat de travail : période d’essai, rémunération, durée du préavis, exercice du droit de grève, etc. ;
  • les clauses discriminatoires ;
  • les clauses restrictives de liberté : atteinte à la vie privée, à la liberté du mariage par le biais de clauses de célibat par exemple ;
  • les sanctions pécuniaires : clauses prévoyant une réduction, voire une suppression de primes suite à un retard ou en cas d’absence par exemple. 
   
Vous avez également la possibilité d’inscrire le principe de neutralité dans le règlement intérieur et ainsi restreindre la manifestation des convictions des salariés (politique, religieuse). Le principe de proportionnalité devra être respecté. Les dispositions restreignant les droits des personnes ainsi que les libertés individuelles et collectives doivent être justifiées par la nature de la tâche à accomplir et être proportionnées au but recherché (Code du travail, art. L. 1321–3). Si vous souhaitez restreindre la liberté religieuse et de convictions des salariés en raison de la nature du poste et des fonctions exercées, la HALDE (aujourd’hui Défenseur des droits) conseille, dans une délibération de 2009, d’être le plus précis possible afin d’éviter une interdiction générale et absolue.

L’hygiène et la sécurité

Le règlement intérieur fixe les mesures permettant d’appliquer la réglementation en vigueur en matière d’hygiène et de sécurité et les mesures de prévention des accidents du travail et maladies professionnelles.

La notion d’hygiène et de sécurité doit être entendue au sens large, puisqu’elle englobe notamment le domaine de la médecine du travail : l’obligation pour les salariés de se conformer aux visites médicales et aux visites d’information et de prévention prévues par la réglementation peut y figurer.

   
Les visites d’information et de prévention sont mises en place par la loi travail. Cette disposition entre en vigueur à compter de la publication du décret d’application et au plus tard le 1er janvier 2017.

Les mesures relatives à l’hygiène. Vous pouvez prendre, dans le règlement intérieur, toute mesure ayant un lien direct avec l’hygiène au sein de l’entreprise.

Il peut s’agir, par exemple, des règles relatives à :

  • l’interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail ;
  • l’interdiction de fumer et de vapoter sur le lieu de travail ;
  • les conditions d’introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées ;
  • les conditions dans lesquelles sont nettoyés les bureaux, armoires et vestiaires.

Les mesures relatives à la sécurité. Des dispositions spécifiques sont insérées dans le règlement intérieur en fonction de la nature des risques existants dans votre entreprise, tels qu’ils résultent de votre document unique d’évaluation des risques.

Ces mesures visent notamment :

  • les conditions d’utilisation des équipements de travail, des substances et préparations dangereuses ;
  • les consignes relatives à la circulation, aux transports, au port des équipements de protection individuelle, etc. ;
  • les conditions dans lesquelles tout salarié doit vous informer de la survenance d’un accident du travail dont il est victime ou témoin.

Vous pouvez également rappeler que les salariés disposent d’un droit de retrait en cas de danger grave et imminent.

La discipline

Le règlement intérieur doit fixer les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les règles concernant la discipline. Pour revêtir le caractère disciplinaire, il faut qu’il s’agisse d’une obligation, d’une interdiction ou d’une limitation de faire telle que, par exemple :

  • l’obéissance aux ordres hiérarchiques ;
  • le respect des horaires, des temps de pause ;
  • l’obligation de prévenir en cas d’absence ou de retard, etc.

Les règles concernant la nature et l’échelle des sanctions. Il s’agit des différentes sanctions que vous pouvez prendre selon la gravité de la faute commise par le salarié.

Les sanctions pourront être les suivantes :

  • blâme ;
  • avertissement ;
  • mise à pied disciplinaire (attention, sa durée maximale doit être fixée dans le règlement intérieur) ;
  • mutation disciplinaire ;
  • rétrogradation ;
  • licenciement disciplinaire.

En principe, les sanctions sont inscrites dans un ordre croissant.

Il est interdit de lister les fautes possibles en leur attribuant par avance une sanction déterminée.

Les droits de la défense du salarié

Si le règlement intérieur détermine les sanctions qui peuvent être prises, il doit impérativement rappeler les règles relatives à la mise en œuvre de ces sanctions :

  • procédure disciplinaire légale (convocation à un entretien préalable, notification motivée de la sanction, etc.) ;
  • procédure disciplinaire issue de votre convention collective, le cas échéant.

Le règlement intérieur doit rappeler qu’aucun fait fautif ne peut donner lieu à des poursuites au-delà d’un délai de 2 mois à partir du jour où vous en avez eu connaissance.

Le harcèlement sexuel et moral et les agissements sexistes

Vous êtes tenu d’inclure dans le règlement intérieur les dispositions du Code du travail relatives au harcèlement sexuel et au harcèlement moral dans l’entreprise.

Le règlement doit mentionner qu’un salarié qui aurait subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement, qui en aurait été témoin ou qui aurait révélé ces faits, ne peut pas être sanctionné.

Le règlement intérieur devra également indiquer l’interdiction de tout agissement sexiste. Cette nouvelle disposition est issue de la loi travail.

Les Editions Tissot vous proposent un modèle personnalisable de règlement intérieur à jour des dispositions de la loi travail.

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Mise en place ou modification : comment procéder ?

Pour la mise en place du règlement intérieur, vous devez suivre une procédure stricte. Sa modification suit les mêmes règles.

Consultation des représentants du personnel. Le règlement intérieur est soumis à la consultation des membres du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Cette consultation est obligatoire pour la régularité de la procédure, même si vous n’êtes en rien lié par l’avis rendu, qu’il soit positif ou négatif.

Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), s’il existe, est également consulté, mais seulement en ce qui concerne l’hygiène et la sécurité dans l’entreprise.

Dépôt, affichage et communication à l’inspecteur du travail. Le règlement intérieur doit être :

  • déposé en double exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel est situé l’établissement ou l’entreprise ;
  • affiché dans les lieux de travail ;
  • transmis à l’inspecteur du travail en double exemplaire, accompagné de l’avis des représentants du personnel.

L’inspecteur procède à une vérification du contenu du règlement intérieur. S’il considère que certaines dispositions manquent ou que d’autres sont contraires à la loi, il peut en exiger le retrait ou la modification.

Date d’application. Cette date est fixée dans le règlement intérieur. Elle doit intervenir au plus tôt 1 mois après les formalités de dépôt et de publicité.

Si une de ces formalités n’est pas effectuée, le règlement intérieur est considéré comme étant inopposable aux salariés. Vous ne pourrez pas vous baser sur son contenu pour prendre une décision, par exemple disciplinaire.

Non-respect des règles relatives au règlement intérieur : quelles sont les sanctions ?

Vous pouvez être condamné à une contravention de 750 euros dans les cas suivants :

  • absence de règlement intérieur alors que l’entreprise a un effectif de 20 salariés ou plus ;
  • non-respect des règles de procédure d’élaboration (non-consultation des représentants du personnel, formalités de publicité non respectées, etc.) ;
  • maintien d’une clause déclarée illégale par l’inspecteur du travail.

Sources :
Code du travail, art. L.1311–1 à L. 1322–4, R.1321–1 à R. 1323–1