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Plan de formation : le compte à rebours est lancé !

Publié le par dans Formation professionnelle.

Faire évoluer les salariés, adapter leur travail à de nouveaux outils, leur permettre d’acquérir de nouvelles compétences… Toutes les actions de formation que vous souhaitez mettre en place doivent être inscrites, chaque année, dans un plan de formation. Il est donc temps de préparer le plan pour 2009, d’autant que vous devez obligatoirement consulter les représentants du personnel sur ce point avant le 31 décembre prochain.

Le plan de formation va vous permettre de planifier les actions de formation professionnelle, tant en matière d’organisation du travail que sur le plan budgétaire.

Pour atteindre vos objectifs, vous devez préparer soigneusement son contenu. Comment procéder ? Quels délais respecter et quels documents soumettre aux représentants du personnel ?


Recenser et hiérarchiser les besoins de formation

Le plan de formation est du ressort du chef d’entreprise. C’est donc à vous de décider des actions de formation que vous allez financer.

La définition des besoins est une étape fondamentale qui doit se faire à deux niveaux :

  • la prise en compte des projets et/ou des ambitions de l’entreprise : une mise à niveau du savoir-faire collectif peut s’avérer nécessaire pour accéder à un nouveau marché, pour fabriquer un nouveau produit, ou pour faire face à des évolutions technologiques. Cette démarche confère une dimension stratégique au plan de formation ;
  • l’évaluation des compétences et savoir-faire individuels des salariés : si des entretiens périodiques avec chaque salarié ont lieu, c’est le moment privilégié pour faire apparaître les besoins de formation, voire mettre en place une « enquête » pour recenser leurs souhaits. Sinon, le chef de service est bien placé pour connaître les « lacunes » ou les insuffisances de ses collaborateurs.

Le budget de l’entreprise étant forcément limité, il est souhaitable de hiérarchiser ces besoins, en leur affectant un niveau de priorité, par exemple :
  • niveau 1 : formation indispensable qui doit être réalisée au plus tôt ;
  • niveau 2 : mise à niveau nécessaire qu’il est souhaitable de réaliser dans l’exercice ;
  • niveau 3 : formation de confort qui peut être reportée d’un an.

Ce niveau de priorité facilitera les arbitrages éventuellement nécessaires.


Définir et classer les actions de formation

Il vous faut ensuite rechercher et définir les actions susceptibles de répondre aux besoins exprimés.

Ces actions peuvent être organisées :
  • en interne : l’entreprise assurera la formation de ses salariés avec ses propres moyens. Le formateur pourra être le chef d’entreprise ou un membre de l’encadrement, ou encore un salarié qui a reçu une formation à l’extérieur et qui va la transmettre. Il faudra alors mettre au point un programme précis de formation ; 
  • en externe : si le recours à un cabinet spécialisé est nécessaire, on peut rechercher un programme de stage sur les catalogues distribués par ce type d’organisme. Si rien ne semble convenir, il faudra prendre contact avec le consultant d’un de ces cabinets pour définir un programme « sur mesure ».

Par ailleurs, vous êtes tenu de classer les actions de formation selon 3 catégories qui déterminent leur planification :
  • l’adaptation au poste de travail : les stages doivent se dérouler pendant le temps de travail ;
  • l’évolution ou le maintien de l’emploi : les formations peuvent entraîner un dépassement des horaires de travail – dans la limite de 50 heures par an – qui n’est pas assimilé à des heures supplémentaires ;
  • l’acquisition de compétences : ces actions peuvent s’envisager – avec l’accord du salarié – en dehors du temps de travail, dans la limite de 80 heures par an, rémunérées par une indemnité spécifique 50 % du salaire net.


Budgétiser le coût des actions

Il faut au préalable évaluer le coût de chaque action de formation, en prenant en compte :
  • le devis (ou le tarif du catalogue) du cabinet spécialisé ;
  • le salaire du formateur (pour les heures de formation interne) ;
  • le salaire des stagiaires (ou l’indemnité spécifique) ;
  • les cotisations patronales afférentes à ces salaires ;
  • les frais de déplacement éventuels pour se rendre sur le lieu de la formation ;
  • les frais d’hébergement occasionnés par le stage (hôtel, restaurant, etc.) ;
  • le coût de certains matériels nécessaires à l’organisation d’une formation interne.

En additionnant l’ensemble de ces coûts prévisionnels, on évalue le budget du plan de formation. C’est ici que les niveaux de priorité interviendront pour réaliser des arbitrages et pour contenir le budget à un niveau acceptable pour l’entreprise.

Notez-le :
La loi impose un niveau de dépenses de formation minimum : ce niveau est de 1,60 % de la masse salariale brute (0,40 % pour les entreprises de moins de 10 salariés), dont 0,70 % de versements obligatoires auprès d’organismes agréés. Il reste donc 0,90 % à consacrer au plan de formation : c’est une référence minimum qui peut être dépassée si les besoins le nécessitent, et si les moyens financiers le permettent.

Certaines actions d’envergure peuvent être étalées sur plusieurs années : il faudra alors appréhender la partie réalisable et finançable sur l’exercice traité.


Élaborer le plan de formation

Le plan de formation doit contenir : 
  • une note d’information générale sur les choix ou les préoccupations stratégiques de l’entreprise, et l’orientation de la formation professionnelle qui en découle, pour le ou les exercices futurs ;
  • une liste des actions de formation envisagées précisant :
    • l’intitulé ou le programme résumé de la formation,
    • la catégorie de cette action de formation,
    • le nom du formateur interne ou de l’organisme retenu,
    • le calendrier prévisionnel,
    • la durée du stage exprimée en heures,
    • le nombre et la catégorie professionnelle des stagiaires pressentis,
    • le coût du stage tel que détaillé à l’étape précédente.

Le total des coûts de cette liste représentera le niveau des dépenses envisagées pour le plan de formation.

Si elle a été calculée, vous pourrez ajouter sur le document la masse salariale prévisionnelle, afin de faire apparaître le positionnement du plan par rapport au minimum légal. Un bon positionnement est évidemment un critère positif pour la gestion des ressources humaines.


Consulter les représentants du personnel

Les orientations de l’entreprise en matière de formation professionnelle et le contenu de son plan de formation doivent être soumis annuellement à l’avis du comité d’entreprise ou, si l’entreprise n’en a pas, des délégués du personnel.

Vous devez donc, avant le 31 décembre, inscrire l’examen du plan de formation à l’ordre du jour d’une réunion des représentants du personnel. Ces derniers donneront un avis qui sera entériné dans le procès-verbal de la réunion, et feront peut-être des suggestions d’amendements ou de complément du plan.

De plus, la consultation des représentants du personnel doit également porter sur la réalisation du plan de l’année en cours, ainsi que sur tous les aspects de la formation professionnelle dans l’entreprise.

L’année suivant l’élaboration du premier plan de formation, vous devrez donc prévoir deux réunions successives des délégués du personnel :
  • une première avant le 1er octobre pour le bilan de l’exercice en cours ;
  • une seconde avant le 31 décembre pour valider le plan et les orientations de l’exercice suivant.

Vous pouvez modifier votre plan de formation pour intégrer des revendications des représentants du personnel, mais légalement, rien ne vous y oblige.