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Mise en place du travail distancié : télétravail, travail sur site distant, lequel choisir ?

Publié le par dans Contrat de travail.

Le travail à distance est actuellement à la mode. Vecteur de qualité de vie au travail et de meilleure conciliation vie privée / vie professionnelle, il peut être un atout majeur, une corde à mettre à votre arc afin de fidéliser et attirer de nouveaux collaborateurs. Selon l’organisation de votre entreprise, vous pouvez mettre en place le télétravail, le travail sur site distant, ou les deux.

Télétravail ou travail sur site distant, quelle forme d’organisation choisir ?

Le télétravail

Le télétravail est une forme particulière d’organisation de travail permettant à vos salariés de travailler en dehors des locaux de votre entreprise en utilisant les technologies de l’information et de la communication (TIC : smartphone, ordinateur portable, Internet…).

Les salariés peuvent alors travailler depuis leur domicile ou en se rendant dans un espace de coworking.

Le travail sur site distant

Vous pouvez opter pour le travail sur site distant si votre entreprise est constituée de plusieurs établissements ou d’un réseau d’agences.

Le travail sur site distant peut permettre à votre salarié de travailler sur le site le plus proche de son domicile. Il permet à votre salarié de garder un contact direct avec les autres salariés de votre entreprise.

Comment mettre en place le travail à distance au sein de votre entreprise ?

Le télétravail doit être mis en place par accord collectif (de branche ou d’entreprise). En l’absence d’accord de branche, vous devez donc entamer des négociations avec vos organisations syndicales.

Ce n’est qu’à défaut d’accord collectif ou en l’absence de DS que vous pouvez mettre en place de télétravail dans le cadre d’une charte que vous aurez élaborée. Dans ce dernier cas, vous devez impérativement consulter le CSE (ou le CE si le CSE n’est pas encore en place dans votre entreprise).

L’accord ou la charte précise :

  • les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;
  • les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;
  • les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
  • la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.
Conseil
Nous vous recommandons de prévoir dans l’accord ou la charte que le télétravail sera possible seulement si l’installation électrique du salarié correspond aux normes en vigueur.

Avant de conclure l’accord collectif ou rédiger la charte vous devez posez les bases de l’exercice du télétravail dans votre entreprise.

Si vous ne souhaitez pas vous lancer tout de suite dans un accord à durée indéterminée, vous pouvez, dans un premier temps, signer un accord à durée déterminée, d’un an par exemple, prévoyant la mise en place d’un test qui vous permettra de voir si cette forme d’organisation convient à votre entreprise et si la mettre en place définitivement est adaptée. Vous pouvez l’ouvrir à certain type de poste seulement. Si le test est concluant, libre à vous de conclure un nouvel accord ou une nouvelle charte afin de généraliser son recours.

En l’absence d’accord ou de charte, vous et votre salarié pouvez convenir de recourir de manière occasionnelle à cette forme d’organisation, en formalisant votre accord par tout moyen.

Quelles sont les réflexions à mener avant de mettre en place le travail à distance ?

Avant de mettre en place le travail à distance, vous devez vous posez les bonne questions. Outre le fait d’opter pour l’une des deux formes de travail distancié, posez-vous les questions suivantes :

  • l’organisation de mon entreprise se prête-t-elle au télétravail ou au travail à distance ?
  • quels sont les métiers / emplois qui se prêtent au travail distancié dans mon entreprise ? En effet, tous les métiers ne se prêtent pas forcément à cette forme d’organisation du travail. Etablissez une liste, en impliquant au maximum vos responsables d’équipe, afin de remporter la plus grande adhésion possible Si tous les postes ou catégories de salariés ne se prêtent pas au télétravail, définissez précisément dans l’accord ou la charte les postes ou catégories concernées ;
  • quels sont les critères d’éligibilité ? Vous pouvez attribuer plus de points aux salariés dont le trajet domicile-lieu de travail est le plus long par exemple… Définissez vos critères d’éligibilité en fonction des objectifs de votre démarche : réduire les temps de trajet domicile-travail ? Faire des économies d’espace ? Plébiscite des salariés ? ;
  • combien de jours par semaine les salariés peuvent-ils exercer à domicile ou sur un autre site ? En effet, vous pouvez tout à fait définir un nombre de jours maximum dans la semaine. Ainsi, vos salariés répartissent leur temps de travail entre leur domicile (ou espace de coworking ou site distant) et l’entreprise. Ainsi, ils ne perdent pas le contact avec leurs collègues. Il vous revient de mettre en place le rythme et le mode de fonctionnement correspondant aux besoins de vos salariés mais également aux objectifs de votre entreprise. Vous pouvez donc définir, par exemple, dans votre accord que les deux jours dédiés au travail à distance sont les lundis et vendredis ;
  • quels sont les moyens dont je vais devoir disposer ? Le télétravail ou le travail sur site distant implique d’équiper vos salariés. En effet, dans le cadre du télétravail, ils vont devoir disposer d’un ordinateur portable leur permettant d’accéder à leurs répertoires et outils de travail (logiciels…) avec potentiellement un accès à un poste nomade. Une telle mise en place n’est pas anodine selon votre secteur d’activité car il va falloir définir quelles seront les accès dont le salarié pourra bénéficier (accès aux données sensibles, accès à tous les logiciels ou pas…). Dans le cadre du travail sur site distant, il va falloir installer un poste informatique au sein du site distant. Le salarié qui travaille à distance étant éloigné de son équipe, vous allez également devoir vous assurez que les outils de visioconférence, messagerie et partage de documents sont adaptés. Tout cela a un coût que vous allez devoir évaluer ;
  • comment assurer la sécurité des données ? En effet, afin d’assurer la sécurité informatique des données de votre entreprise, il est essentiel de bien choisir les solutions qui la garantisse (accès VPN, plateformes de travail, webconférence, agendas partagés…). A vous de penser et trouver la solution la plus adaptée ;
  • comment suivre l’activité des personnes à distance ? Le passage au télétravail nécessite de revisiter la fixation des objectifs et les modes d’échange et de reporting associés pour en assurer l'efficacité.

Plus vous définirez des règles claires et précises, moins l’application sera source de malentendu et de frustration chez vos salariés.

Mettre en place une expérimentation vous permettra d’éprouver tous ces points et de pouvoir ensuite déployer de la façon la plus optimale au vu de l’organisation de votre entreprise. A l’issue de l’expérimentation, recevez les salariés concernés, ainsi que leurs managers afin qu’ils vous fassent leur retour d’expérience. Vous pourrez ainsi déployer de manière plus durable le télétravail en ayant une vision plus précise des effets induits par cette forme d’organisation, positifs comme négatifs.

En effet, vous pouvez tout à fait adapter la forme de télétravail à votre entreprise car l’un des atouts de cette forme de travail est sa flexibilité. Usez et abusez-en !

Ensuite, ayez à l’esprit que le passage au télétravail ou le travail sur site distant implique des ajustements managériaux pour vos responsables d’équipe qui vont devoir apprendre à gérer efficacement des équipes à distance. C’est pourquoi la phase d’expérimentation peut être un vrai atout avant une mise en place définitive. Formez-les ! La confiance est l’un des éléments nécessaires à la réussite du travail à distance. Vos managers vont devoir troquer leur besoin de contrôle contre la confiance !

Enfin, notez que le télétravail doit revêtir un caractère volontaire.