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Le licenciement disciplinaire fondé sur les courriels des salariés est-il autorisé ?

Publié le par dans Sanction et discipline.

Il peut arriver qu’un de vos salariés s’absente pour diverses raisons. Pouvez-vous, dans d'un tel cas, consulter son poste informatique professionnel ne serait-ce que pour une raison de continuité de service ? Si vous découvrez, dans ces circonstances, des éléments fautifs dans les mails, pouvez-vous les utiliser afin de sanctionner l’intéressé et éventuellement prononcer un licenciement disciplinaire ?

Alors qu’une de mes salariées était en arrêt maladie, j’ai consulté sa messagerie électronique professionnelle. J’ai découvert dans ces mails des éléments qui, selon moi, relèvent de la faute. Puis-je m’en servir pour licencier les salariés concernés pour motif disciplinaire ? Le fait que la salariée ait été en arrêt maladie est-il un obstacle ?

Discipline : consultation de la messagerie professionnelle

En ce qui concerne la consultation et l’utilisation du contenu de l’ordinateur professionnel d’un salarié, c’est la jurisprudence de la Cour de cassation qui trouve à s’appliquer.

A l’occasion d’une affaire portée devant elle, elle a récemment rappelé que l’employeur a la possibilité d’accéder au contenu de l’ordinateur qu’il met à la disposition de son salarié, et ce, même si ce dernier est en arrêt maladie.

Dans cette affaire, alors que le contrat d’un salarié était suspendu pour cause de maladie, l’employeur a accédé aux courriels de celui-ci par l’intermédiaire de la responsable des ressources humaines. L’employeur invoquait la nécessité d’assurer la continuité du service. Après avoir découvert certains mails, plusieurs salariés ont été licenciés. Ceux-ci ont alors saisi le juge prud’homal, contestant l’utilisation de ces courriers électroniques.

La cour d’appel avait donné raison aux salariés, considérant que l’employeur avait utilisé cette consultation des données de l’ordinateur professionnel dans un but différent que celui invoqué. La cour estimait que les messages litigieux avaient été obtenus de façon irrégulière et ne pouvaient donc pas être produits dans la procédure de licenciement engagée à l’encontre des salariés.

Discipline : rechercher si les courriels ont un caractère professionnel et relève ou non de la vie privée

La Cour de cassation n’a pas suivi ce raisonnement et a estimé que, sans rechercher si les courriels litigieux, qui provenaient de la messagerie électronique mise à la disposition du salarié par l'entreprise, avaient un caractère professionnel et si leur contenu relevait ou non de la vie privée du salarié, la cour d'appel n'a pas donné de base légale à ses décisions.

En effet, les Hauts juges appliquent la règle selon laquelle les dossiers et fichiers créés par un salarié grâce à l’outil informatique mis à sa disposition par son employeur pour l'exécution de son travail sont présumés, sauf si le salarié les identifie comme étant personnels, avoir un caractère professionnel de sorte que l'employeur peut y avoir accès hors sa présence.

S’agissant plus spécifiquement des mails reçus par le salarié sur l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur, ils sont présumés avoir un caractère professionnel en sorte que l'employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l'intéressé, sauf si le salarié les identifie comme étant personnels.

Ainsi, l’employeur peut accéder à l’ensemble des données, y compris si le salarié n’est pas présent, excepté celles qui sont clairement identifiées comme ayant un caractère personnel. Il est toutefois à noter que selon la jurisprudence, les fichiers mentionnant qu’ils sont « personnels » ou « privés » peuvent être consultés par l’employeur, mais uniquement en présence du salarié concerné ou si le salarié a été appelé.

Qu’en est-il lorsque le fichier ou le courrier électronique ne contient pas clairement la mention « personnel » ? Au vu de cette dernière décision de la Haute Cour, il semblerait que le juge doive vérifier si le contenu relève ou non de la vie privée du salarié. Ainsi, si à sa lecture vous vous rendez compte que tel est le cas, par précaution, ne l’utilisez pas.

Pour informer vos salariés sur les règles à respecter concernant leurs connexions Internet, l’envoi de courriels, vous pouvez mettre en place une charte informatique. Les Editions Tissot vous proposent un modèle de charte dans leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Charte informatique de l’entreprise

Cour de cassation, chambre sociale, 3 avril 2019, n° 17-20.953 (les courriels qui proviennent de la messagerie professionnelle, qui sont à l’origine d’une procédure disciplinaire, doivent avoir un caractère professionnel et un contenu qui ne relève pas de la vie privée des salariés)