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Article ancien - Il se peut que les informations et les liens ne soient plus à jour

L’accès aux données personnelles s’impose aussi dans l’entreprise

Publié le par dans Sanction et discipline.

Le droit d’accès aux données personnelles constitue un des droits reconnus aux personnes par la Loi Informatique et Libertés. Le monde de l’entreprise ne fait pas exception à la règle et la CNIL sanctionne sévèrement l’employeur qui ne s’y conforme pas…

Nombreux sont celles et ceux qui connaissent la règle selon laquelle nous avons un droit d’accès aux données à caractère personnel qui nous concernent. A chaque inscription sur un site Internet, à chaque adhésion à une association, lors de toute procédure au cours de laquelle nous sommes amenés à communiquer nos noms et coordonnées, ce droit nous est rappelé.

Chacun doit pouvoir connaître quelles sont les informations personnelles détenues par tout organisme, qu’il soit public ou privé.

Fichier de données personnelles dans l’entreprise : informer la CNIL

Pour cela, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés)  impose à l’employeur de l’informer de chaque fichier mis en place dans l’entreprise qui contiendrait des données personnelles concernant les salariés.

Il faut non seulement informer la CNIL de la mise en place du fichier et de son contenu, mais également préciser la procédure permettant aux salariés d’accéder à ces données.

La CNIL est garante de ce droit d’accès et c’est à elle que le salarié peut faire appel si son entreprise lui oppose un refuse.

C’est que qu’a fait une salariée, qui souhaitait obtenir la copie des informations concernant la géolocalisation de son véhicule de fonction. La salariée avait besoin de ces données pour prouver, dans le cadre d’un procès, le caractère professionnel de l’accident de la route dont elle avait été victime.

Ce que l’entreprise lui refusait.

Après plusieurs courriers restés sans réponses, la CNIL a adressé une mise en demeure à l’employeur. Celui-ci a répondu que la salariée pouvait venir consulter ces données au secrétariat de l’entreprise mais pas en obtenir une copie.

La CNIL a sanctionné cette position, en rappelant à l’entreprise l’obligation faite par l’article 39 de la loi « Informatique et Libertés » de délivrer une copie des données personnelles à celui qui en ferait la demande.

   
L’article 39 de la Loi du 6 juillet 1978 dispose qu’ « une copie des données à caractère personnel est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le responsable du traitement peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d’une somme qui ne peut excéder le coût de la reproduction ».

Pouvoir de sanction de la CNIL en cas de non-respect par l’entreprise

En condamnant l’entreprise non-respectueuse à une sanction de 10.000 euros, la CNIL rappelle l’importance qu’elle accorde au principe d’accès aux données personnelles, notamment dans le monde du travail qui ne fait pas exception à la règle.

Il est donc particulièrement recommandé à l’employeur de permettre au salarié qui lui en fait la demande d’accéder, voire d’obtenir une copie des informations personnelles le concernant, quand bien même ces informations pourraient être utilisées contre l’entreprise…

Et il n’est sans doute pas inutile de rappeler qu’une réponse à un courrier de la CNIL ne relève pas que de la simple politesse mais participe au respect des règles qu’elle défend.

   
La CNIL sanctionne régulièrement les refus des organismes qui n’entendent pas favoriser son action, notamment en ne répondant pas à ses courriers.

Hélène Soulas

Délibération CNIL n° 2012–213 du 22 juin 2012 (l’entreprise a l’obligation de délivrer une copie des données personnelles au salarié qui en ferait la demande)