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L’absence du salarié en formation

Publié le par dans Formation professionnelle.

Vous devez faire face à l’absence de plusieurs salariés partis en formation en période de forte activité. Comment allez-vous gérer cette situation ? De manière générale, comment devez-vous procéder lorsqu’un salarié s’absente pour participer à une formation prévue par l’entreprise ou dont il a lui-même pris l’initiative ?

Étudier la situation de l’absence du salarié en formation

  • S’il s’agit d’une absence pour une formation prévue au plan de formation

L’absence du salarié liée à sa participation à une formation prévue au plan de formation est une modalité particulière d’exécution de son contrat de travail. Il reste donc sous la subordination juridique de son employeur, et est soumis aux mêmes droits et devoirs que s’il travaillait à son poste.

L’employeur continue d’exercer sur lui son pouvoir de contrôle et de direction, ainsi que son pouvoir disciplinaire. Il peut donc sanctionner le salarié qui, par son comportement au cours de la formation, aura nui à l’entreprise (salarié tenant des propos injurieux sur son employeur, retards systématiques ou absence injustifiée par exemple). De la même manière, l’employeur peut décider d’interrompre le stage s’il estime que le salarié est incapable de le suivre (formation nécessitant des connaissances préalables que le salarié n’a pas, par exemple).

Le salarié a droit aux mêmes prestations d’assurance sociale que s’il continuait à travailler, il bénéficie de la législation sur les accidents du travail, pour ceux survenus lors de la formation. Dans le cas où l’accident surviendrait dans un organisme de formation, les formalités de déclaration d’accident du travail incombent à celui-ci.

La rémunération du salarié est maintenue dans sa totalité : les heures effectuées pendant le temps de travail sont payées intégralement, les heures effectuées hors du temps de travail donnent lieu à une allocation de formation égale à 50 % du salaire net de référence du salarié. Un accord de branche peut prévoir une majoration de 10 % de cette allocation pour les salariés conduits, du fait de cette formation hors temps de travail, à engager des frais de garde d’enfant supplémentaires. Cette allocation est exonérée de charges patronales, salariales et de CSG-CRDS.

L’employeur doit remettre chaque année au salarié, annexé au bulletin de paie, un récapitulatif des heures de formation effectuées et des allocations versées.

  • S’il s’agit d’une absence pour une formation non prévue au plan de formation

Congé individuel de formation (CIF) : le salarié doit demander au FONGECIF (Fonds de gestion du congé individuel de formation) ou à l’OPCA (Organisme paritaire collecteur agréé) dont il relève la prise en charge financière de sa formation (rémunération, coût de la formation, frais de transport, frais d’hébergement).

Ces organismes peuvent accepter un financement total ou partiel, ou le refuser : dans ce cas, le salarié peut vous demander un financement intégral ou complémentaire, que vous n’êtes pas tenu d’accepter. Mais si vous le faites, vous pourrez imputer la dépense ainsi engagée sur votre participation à la formation professionnelle. En pratique, lorsque le FONGECIF ou l’OPCA prennent en charge la rémunération du salarié, vous devez lui verser la rémunération prise en charge, puis vous faire rembourser par l’organisme.

Le contrat de travail du salarié est suspendu durant le temps de la formation, mais cette période de formation est assimilée à une période de travail pour la détermination des droits attachés à l’ancienneté (primes, préavis, etc.) et des droits à congés payés annuels.

Droit individuel à la formation (DIF) : lorsque le salarié se forme, avec votre accord, sur son temps de travail, son salaire est maintenu. Pour les heures effectuées hors de son temps de travail, il perçoit une allocation de formation correspondant à 50 % de son salaire horaire net de référence.

Durant sa formation, le salarié est soumis à la législation de la sécurité du travail en matière d’accident du travail et maladie professionnelle.

Période de professionnalisation : lorsqu’elle se déroule pendant le temps de travail, elle donne lieu à un maintien de rémunération. Lorsqu’elle a lieu hors temps de travail, elle peut être effectuée dans le cadre du DIF : le salarié perçoit alors l’allocation de formation évoquée plus haut.

Durant sa formation, le salarié est soumis à la législation de la sécurité du travail en matière d’accident du travail et maladie professionnelle.

Bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience : dans les deux cas, la durée de la formation est de 24 heures maximum (soit 3 jours), consécutives ou non. Leur financement peut être pris en charge par le FONGECIF ou l’OPCA, ou par vous-même si vous le souhaitez, dans les mêmes conditions que le CIF.

L’absence du salarié est assimilée à du temps de travail effectif (ancienneté, droit à congés, primes, etc.).

Prévoir le remplacement du salarié en formation

Vous pouvez conclure un ou plusieurs contrats à durée déterminée (CDD) ou recourir au travail intérimaire, en remplacement du salarié en formation, que celle-ci soit prévue au plan de formation ou non. En pratique, lorsque l’absence est de courte durée (quelques jours au plus), le remplacement est difficilement envisageable, sauf à le confier à quelqu’un qui connaît déjà le poste.

Vous pouvez également demander au salarié de rattraper, avant ou après sa formation, le travail non effectué, mais vous devrez, le cas échéant, lui payer des heures supplémentaires si ce rattrapage l’oblige à en faire. En effet, l’absence pour une formation prévue au plan étant assimilée à du temps de travail effectif, toutes les heures qui seraient effectuées en plus doivent être rémunérées en conséquence.

Si la formation n’est pas prévue au plan et s’effectue à l’initiative du salarié, vous pouvez également lui demander de rattraper les heures non effectuées. Dans ce cas, son absence au titre de la formation n’est pas assimilée à du temps de travail effectif.

Ce rattrapage des heures n’est concevable que dans le cas de formations de courte durée (1 journée). Au-delà, le volume d’heures à rattraper devient trop important pour être réaliste.

Anticiper le retour du salarié après la formation

À l’issue de la formation, le salarié retrouve son poste ou, si celui-ci n’est plus disponible, un poste équivalent. Il retrouve également une rémunération au moins égale à celle qu’il avait en partant.

  • Dans le cas d’une formation prévue au plan

Si la formation suivie par le salarié lui permet d’acquérir une qualification susceptible de faire évoluer sa classification (telle qu’elle est prévue par les conventions collectives ou accords de branche applicables), vous devez en tenir compte et lui accorder une classification et un niveau de rémunération en rapport avec ses nouvelles qualifications.


Un salarié, titulaire d’un BEP électronique affecté à un poste de développement électronique, qui obtient un BTS dans la même spécialité, verra sa classification et sa rémunération évoluer.
  • Dans le cas d’une formation hors plan effectuée à l’initiative du salarié

Vous n’êtes pas obligé de tenir compte de la qualification ou des connaissances qu’il a acquises, sauf si vous vous y êtes engagé au préalable.


Si le même technicien électronique décide de passer un diplôme d’ingénieur dans sa spécialité d’origine, vous n’êtes pas tenu de lui proposer un poste d’ingénieur, ni de lui proposer un niveau de rémunération équivalente à celle d’un ingénieur s’il reste à son poste de technicien. Mais si vous lui avez promis de le faire s’il obtient son diplôme, il faudra tenir vos engagements !
   
Dans le cas où le salarié souhaiterait interrompre son stage et reprendre son poste de manière anticipée, vous n’êtes pas tenu de le réintégrer avant l’expiration de son congé.

Cet article-conseil est un extrait de la fiche « l’absence du salarié en formation » issue de la publication « Gérer le personnel » où vous trouvez également des conseils, des réponses aux questions telles que :

  • peut-on imposer au salarié d’utiliser son DIF pendant ses congés ?
  • peut-on modifier la rémunération des salariés travaillant habituellement en horaires d’équipe et suivant une formation en journée ?

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