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Congé, absence et maladie

Jours de RTT… comment les calculer ?

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L’attribution de jours de réduction du temps de travail (JRTT) sur l’année est une des modalités offertes aux entreprises pour leur permettre de réduire le temps de travail des salariés à 35 heures par semaine. Mais le calcul pour leur mise en place et leur gestion peut soulever de nombreuses questions… Voici la réponse aux plus fréquentes.

Avertissement : cet article ne traite pas des conventions de forfaits annuels en jours, réservés à certaines catégories de personnel (notamment cadres) et pour lesquels le mécanisme est différent.


Quel est le mécanisme d’attribution des JRTT sur l’année ?

Les JRTT servent à compenser les heures de travail comprises entre 35 et 39 heures hebdomadaires, qui n’ont de ce fait pas à être rémunérées comme des heures supplémentaires.

Le mécanisme est le suivant : les salariés travaillent plus de 35 heures par semaine et les heures se cumulent pour obtenir des journées ou des demi-journées de repos en compensation. Il s’agit donc d’un système dit « d’acquisition ».

Attention : cette forme de réduction du temps de travail doit être prévue par une convention ou un accord étendu ou par un accord d’entreprise ou d’établissement.


Comment calculer le nombre de JRTT lors de la négociation d’un accord ?

Il existe 2 méthodes. La première consiste à calculer les JRTT « au réel », c’est-à-dire en prenant en compte, semaine après semaine, les heures de travail accomplies au-delà de 35 heures. Les salariés cumulent donc des droits à JRTT au fur et à mesure du travail effectué.

La seconde méthode est qualifiée de « forfaitaire » : l’accord détermine un certain nombre de JRTT à prendre dans l’année.

Exemple :
Vos salariés travaillent 37,5 heures par semaine sur 5 jours, soit 37,5 / 5 = 7,5 par jour.

Dans l’année, ils travaillent :

365 – 104 jours de repos hebdomadaires (week-ends) – 25 jours de congés payés – 8 jours fériés chômés = 228 jours.

Ces 228 jours représentent 228 / 5 (jours par semaine) = 45,6 semaines de travail.

Vos salariés effectuent donc (37,5 – 35) x 45,6 = 114 heures de travail « en trop » pour être réellement à 35 heures par semaine.

Or, ces 114 heures représentent 114 / 7,5 = 15,2 jours de RTT dans l’année (à arrondir, en fonction de l’accord, à la journée ou à la demi-journée supérieure).

Soyez particulièrement vigilant sur le suivi des JRTT et mettez en demeure vos salariés lorsqu’il leur reste des JRTT à prendre en fin de période.
Quelles sont les conséquences des absences sur les JRTT ?

Méthode « au réel ». Si, en raison d’une absence au cours d’une semaine, un salarié ne travaille pas plus de 35 heures, il n’acquiert aucun droit à JRTT.

Cette règle est différente si votre accord collectif prévoit explicitement que certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour le calcul des droits à JRTT (congés pour événements familiaux, par exemple).

En revanche, si des heures de repos ont été acquises, elles demeurent acquises au salarié quoi qu’il advienne. Ainsi, si un salarié est absent le jour où il devait prendre un JRTT, il ne perd pas son droit et devra l’utiliser plus tard.

Méthode « forfaitaire ». Dans ce cas, le nombre de journées ou demi-journées de repos est déterminé forfaitairement. Il est fixé une fois pour toutes au début de chaque année. Il sera réduit au prorata des absences du salarié en les décomptant soit en jours, soit en heures.

Exemple (décompte en jours) :
Vos salariés bénéficient de 16 jours de RTT dans l’année. Ils travaillent 212 jours sur l’année. L’un d’entre eux est malade pendant 1 mois, ce qui représente 20 jours de travail.

Il n’aura plus droit qu’à : [(212 – 20) / 212] x 16 = 14,49 jours de RTT sur l’année (à arrondir, en fonction de l’accord, à la journée ou à la demi-journée supérieure).

L’accord peut en outre interdire de reporter un JRTT lorsqu’une absence survient le jour où cette journée ou demi-journée de repos aurait été prise.


Est-il possible de ne pas prendre tous les JRTT au cours de l’année ?

En principe non, car le but des JRTT est d’abaisser la durée du travail à 1.607 heures par an.

S’ils ne sont pas pris, le salarié aura travaillé plus de 1.607 heures : vous devrez alors lui payer ces heures, qui sont des heures supplémentaires, avec la majoration de salaire correspondante, sauf :
  • si vous l’avez mis en demeure de prendre ces jours avant la fin de la période ;
  • ET si, dans les faits, vous lui avez laissé la possibilité de prendre ces jours.

Alimentation du compte épargne-temps. – Lorsqu’un compte épargne-temps (CET) existe dans l’entreprise, il permet aux salariés de ne pas prendre tout ou partie de leurs JRTT afin de les cumuler sur un compte.

Attention : dans les entreprises d’au plus 20 salariés qui n’ont pas mis en place de CET, les salariés ont la possibilité de renoncer à une partie de leurs JRTT, dans la limite de 10 jours par an, contre une majoration de salaire d’au moins 10 %. Cette possibilité s’applique jusqu’au 31 décembre 2008.


Comment calculer les JRTT en cas d’embauche en cours d’année ?

Si vous embauchez un salarié en cours d’année, son nombre de JRTT sera calculé au prorata de sa présence dans l’entreprise.

Exemple :

Vos salariés ont droit à 20 jours de RTT dans l’année. Vous embauchez un nouveau collaborateur, dont le contrat de travail commence le 1er octobre. Il travaillera donc 3 mois dans l’année et aura droit à :

20 x (3/12) = 5 jours de RTT d’ici la fin de l’année.


Qu’en est-il des JRTT en cas de départ en cours d’année ?

Comme pour l’embauche en cours d’année, le nombre de JRTT est proratisé en fonction du temps de présence. Deux alternatives peuvent se présenter.

Le salarié a pris trop de JRTT. – Votre convention collective ou votre accord peut prévoir que le salarié en conserve le bénéfice, c’est-à-dire qu’il n’a pas à vous rembourser l’équivalent du temps de travail qu’il n’a pas effectué.

Cette possibilité peut être restreinte à certains cas de rupture du contrat de travail seulement et ne pas s’appliquer, par exemple, aux cas de démission, faute grave ou lourde.

A défaut de précisions, vous êtes en droit, au moment du calcul du solde de tout compte, de déduire les JRTT pris en trop.

Le salarié n’a pas pris tout ce à quoi il avait droit. –  Votre convention collective ou votre accord peut prévoir la possibilité soit de prendre ces jours pendant le préavis, soit de verser au salarié une indemnité compensatrice. Si aucun de ces textes ne le précise, et sauf commun accord, c’est cette deuxième solution qu’il faut appliquer.

Pensez à lire attentivement ce que prévoit votre convention collective ou votre accord d’entreprise sur ce point.