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Frais professionnels : quand doivent-ils être remboursés ?

Publié le par dans Rémunération.

Lorsqu’un salarié supporte des frais professionnels, vous devez le dédommager. Toutefois encore faut-il que les frais soient engagés pour les besoins de l'activité et dans l'intérêt de l'employeur. Illustration avec une décision de la Cour de cassation.

Frais professionnels : de quoi s’agit-il ?

Le salarié peut être amené à engager un certain nombre de dépenses pour les besoins de son activité professionnelle : frais de déplacement, dépenses de nourriture ou de logement, dépenses liées aux conditions de travail (dépenses d'outillage, frais vestimentaires, etc.). Ce sont les frais professionnels.

Il ne faut pas les confondre avec les frais d'entreprise, c'est-à-dire les frais relevant de l'activité de l'entreprise et non liés à l'exercice de la profession du salarié (ex. : dépenses engagées par le salarié en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise).

Frais professionnels : une obligation de remboursement ?

Les tribunaux vous imposent de rembourser ses frais professionnels au salarié à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l'activité et dans votre intérêt.

Si tel n’est pas le cas, vous pouvez refuser le remboursement.

Illustration : Après une visite annuelle, le médecin du travail prescrit à un technicien de maintenance un examen ophtalmologique pris en charge par l’employeur. Suite à cet examen, le salarié achète une paire de lunettes de vue supplémentaire et en demande le remboursement à son employeur qui refuse. Le salarié agit alors en justice et obtient devant la cour d’appel le remboursement et des dommages et intérêts. Mais la Cour de cassation n’est pas du même avis. Elle estime au contraire que l’achat d'une seconde paire de lunettes indiqué dans une ordonnance du médecin du travail adressée à un confrère ne suffit pas à caractériser un achat répondant aux besoins de l'activité professionnelle du salarié, dans l'intérêt de son employeur.

Il est interdit à l'employeur d’imputer les frais professionnels sur la rémunération du salarié. Toutefois, rien ne vous interdit de prévoir dans une clause du contrat de travail que le salarié en conserve la charge moyennant le versement d'une indemnité forfaitaire. Cette indemnité forfaitaire doit alors être fixée à l’avance et ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés par le salarié. La rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

Notez-le
Les frais professionnels bénéficient en principe intégralement, ou dans des limites fixées par l'URSSAF, d'une exonération de charges sociales et d'impôt sur le revenu.

Vous vous posez des questions sur les modalités de remboursement des frais professionnels au réel ou au forfait ? Les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».

Cour de cassation, chambre sociale, 5 juillet 2017, n° 15-29.424 (seuls les frais qu'un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur doivent être supportés par ce dernier)