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Frais professionnels : les règles d’une gestion efficace

Publié le par dans Rémunération.

Pour rembourser les frais engagés par vos salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles, plusieurs méthodes d’indemnisation s’offrent à vous. Elles ont des incidences différentes sur le montant de vos cotisations sociales. Et n’oubliez pas que les barèmes des frais professionnels 2012 ont été revalorisés au 1er janvier.

Que sont les frais professionnels ?

Les frais professionnels correspondent aux frais engagés par votre salarié dans le cadre de sa mission, notamment les frais kilométriques avec sa voiture personnelle, repas, etc. Ils doivent être directement liés à l’exercice de ses fonctions.


Un de vos salariés est en déplacement professionnel avec sa voiture personnelle. Ne pouvant pas regagner son domicile pour le repas, il est dans l’obligation de manger au restaurant.
Les frais qu’il a engagés pour ce déplacement, c’est-à-dire ses frais de voiture et ses frais de nourriture (note de restaurant) doivent être considérés comme des frais professionnels.

L’employeur doit rembourser les frais professionnels au salarié à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’employeur.

Il est interdit de les soustraire de la rémunération du salarié. Toutefois, il peut être prévu que le salarié conserve la charge de ces frais moyennant une indemnité forfaitaire. Mais attention, dans ce cas, la rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

A défaut de remboursement, vous pourrez être condamné à un remboursement judiciaire. Il convient de noter que les frais professionnels sont prescrits par 5 ans, donc aucune action judiciaire ne peut être décidée au-delà de ce délai.

Vous pouvez  toutefois exiger le respect d’un délai pour la production des justificatifs des frais que le salarié a engagés. S’il ne respecte pas le délai prévu par note interne et le dépasse, il ne peut plus agir pour obtenir leur remboursement.

Il n’existe pas de délai maximal légal imposé à l’employeur pour le remboursement des frais professionnels. Les juges accordent un délai raisonnable si aucune disposition conventionnelle ou contractuelle ne prévoit de délai précis.

Ne confondez pas les frais professionnels avec les frais d’entreprise, c’est-à-dire les frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice de la profession du salarié.

Dépenses engagées par le salarié en vue de l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise.

Comment devez-vous rembourser les frais professionnels ?

Vous avez le choix entre 2 méthodes principales pour le remboursement des frais professionnels.

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général, soit par :

  • l’indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par vos salariés. Pour cela, ils doivent vous remettent les justificatifs de leurs dépenses (facture, ticket de caisse, etc.) ;
  • l’indemnisation des frais au forfait : ces montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel.
   
Il existe une 3e méthode d’indemnisation des frais professionnels : la déduction forfaitaire spécifique (DFS). Elle concerne certaines professions limitativement énumérées par les textes (artistes, journalistes, etc.). Cette déduction est limitée à 7.600 euros.

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réellement engagés :

  • les frais engagés par les salariés en situation de télétravail ;
  • les frais engagés des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;
  • les indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;
  • les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les DOM-TOM ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Lorsque l’indemnisation des frais professionnels s’effectue sous la forme d’allocations forfaitaires, l’employeur doit justifier du caractère professionnel de ces frais.

C’est notamment le cas, par exemple :

  • des indemnités de repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner sa résidence ;
  • des indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise ;
  • des indemnités liées aux dépenses d’installation dans un nouveau logement dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Les seuils sont réévalués au 1er janvier. Pour connaître les nouveaux barèmes relatifs aux frais professionnels 2012 (indemnité de repas, de grand déplacement en France métropolitaine, de mobilité professionnelle), téléchargez :

Frais professionnels 2012 : barèmes 
(pdf | 1 p. | 54 Ko)

   
Quelle que soit la méthode de remboursement choisie, pensez à conserver tous les documents justifiant ces frais et tenez-les à la disposition de l’Administration fiscale.

Le remboursement des frais professionnels est-il exonéré de cotisations sociales ?

Oui, sous certaines conditions. Tout dépend :

  • du système d’indemnisation choisi ;
  • du montant des frais remboursés ;
  • de la situation dans laquelle les frais ont été engagés.


Tableau récapitulatif de ces conditions d’exonération

Système d’indemnisation  Montant des frais remboursés Exonération de cotisations sociales
Remboursement des frais réels   Montant égal aux frais engagés Si vous rapportez la preuve (planning, agenda, etc.) que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires
+
Production des justificatifs de ces frais 
Remboursement des frais au forfait   Montant inférieur ou égal aux seuils fixés par l’Administration  Oui
   Montant supérieur aux seuils fixés par l’Administration  Oui, si vous prouvez :
• que les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
• et que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.
Non, si vous n’arrivez pas à prouver les circonstances de fait. L’allocation est réintégrée dans l’assiette de cotisations sociales dès le 1er euro. L’Administration considère que c’est un complément de salaire.



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