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Frais professionnel : l’usage même ancien justifie les frais de restauration

Publié le par dans Rémunération.

Lorsqu’un salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité, ces frais professionnels lui sont remboursés. Ce remboursement peut prendre plusieurs formes. Lorsque les frais de repas sont remboursés de manière forfaitaire, ils sont exonérés de cotisations sociales selon un barème fixé par l’URSSAF. Encore faut-il appliquer le bon forfait.

Frais professionnels : différents modes d’indemnisation possibles

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général :

  • soit par le remboursement des dépenses réelles. Le salarié est remboursé de la totalité des frais engagés. Il doit fournir des justificatifs de ses frais pour obtenir le remboursement ;
  • soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Les montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel, d’où l’indemnisation de son repas.

Le montant des frais exposés par le salarié peut également être directement payé, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société à l’employé ou par la mise à disposition d’un véhicule au salarié pour se déplacer.

Notez-le
Les conventions collectives, un usage, voire le contrat de travail peuvent prévoir des indemnités forfaitaires dont le montant est supérieur à celui fixé par l’URSSAF. Dans ce cas, il vous revient d’établir les circonstances de faits ayant conduit le salarié a effectué ces dépenses et prouver que l’indemnité a été utilisée conformément à son objet pour être exclue en totalité de l’assiette des cotisations.

Frais professionnels : indemnisations forfaitaires des repas en cas de déplacement

L’indemnisation des frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires concerne notamment les dépenses de nourriture. Ces allocations sont exonérées de cotisations sociales si vous respectez les seuils fixés par l’URSSAF.

Ainsi pour les frais de nourriture, il est prévu des allocations différentes suivant les circonstances qui entrainent ces dépenses :

  • l’indemnité de restauration. C’est la situation où le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail. Le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant. L'indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n'excède pas 18,80 euros par repas en 2019 ;
  • l’indemnité de restauration sur le lieu de travail. Du fait des conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (travail en équipe, travail de nuit, travail continu, etc.), le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu effectif de travail. L’indemnité est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n’excède pas 6,60 euros en 2019 ;
  • l’indemnité de repas hors des locaux de l'entreprise. Lorsque le salarié est en déplacement hors des locaux de l'entreprise ou sur un chantier, et lorsque les conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour le repas. Le salarié est non-contraint de prendre son repas au restaurant. C’est-à-dire qu'il n'est pas démontré que les circonstances ou les usages de la profession l'obligent à prendre ce repas au restaurant. L'indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas est réputée utilisée conformément à son objet pour la fraction qui n'excède pas 9,20 euros en 2019.

Le montant de l’indemnité de restauration est plus élevé que celui de l’indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise. Si vous n’appliquez pas la bonne indemnité, cela peut entrainer une réintégration d’une partie de l’indemnité dans l’assiette de cotisations sociales.

Retenez que pour appliquer l’indemnité de restauration, vous devez démontrer que les circonstances ou un usage de la profession obligent vos salariés à prendre leur repas au restaurant. A défaut, vous ferez l’objet d’un redressement URSSAF.

Ainsi dans une affaire récemment jugée, un employeur fait l’objet d’un redressement parce qu’il versait des indemnités de restauration en application d’un usage reconnu en 1980 par la justice. L’URSSAF contestait le fait que cet usage puisse encore perdurer après toutes ces années. Pour elle, l’employeur aurait dû verser l’indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise.

Mais la Cour de cassation a reconnu que cet usage auquel il avait déjà été fait référence dans un litige en 1980, obligeait les salariés à prendre leur repas au restaurant. Cet usage n’ayant jamais été dénoncé depuis, l’employeur pouvait se prévoit de celui-ci pour justifier le versement des indemnités de restauration et ainsi exclure leur montant de l’assiette de cotisations.

Pour plus de précisions sur le remboursement des frais professionnels, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».


Cour de cassation, chambre sociale, 24 janvier 2019, n° 17-27.069 (l’indemnité de restauration est versée lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant en raison des circonstances ou d’un usage de la profession l’obligeant à prendre son repas au restaurant)