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Formalités d’embauche : les étapes clé à ne pas rater

Publié le par dans embauche

Vous avez signé le contrat de travail d’un nouveau salarié, mais les formalités d’embauche ne s’arrêtent pas là : déclaration unique d’embauche (DUE), registre unique du personnel, affiliations, visite médicale, etc. Voici les différentes étapes clé des formalités d’embauche à ne pas rater.

Formalités d’embauche : les étapes clé à ne pas raterL’accueil d’un nouveau salarié dans l’entreprise ne se limite pas à la signature de son contrat de travail.

Plusieurs formalités d’embauche doivent obligatoirement être réalisées, dont certaines avant même que le salarié ne prenne son poste : soyez vigilant !

Et ces formalités ne sont pas qu’administratives : avez-vous pensé par exemple à la formation à la sécurité ?


La déclaration unique d’embauche (DUE) : obligatoire avant la prise de poste

La déclaration unique d’embauche (DUE) facilite vos démarches administratives : en une seule déclaration, vous remplissez sept formalités d’embauche.

La déclaration unique d’embauche (DUE) : sept formalités en une déclaration

La DUE permet de regrouper :
  • la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
  • le cas échéant, la déclaration de première embauche dans un établissement ;
  • la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (s’il n’est pas déjà immatriculé, c’est-à-dire s’il s’agit de son premier emploi) ;
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage (pour la première embauche) ;
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier.

Les délais de transmission de la déclaration unique d’embauche (DUE)

Vous transmettez votre DUE à l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié. Si c’est un salarié agricole, elle est adressée à la Mutualité sociale agricole (MSA).

La transmission peut s’effectuer en plusieurs fois, vous avez la possibilité de la compléter si vous n’avez pas toutes les informations.

Certaines des sept formalités de la DUE doivent être remises dans des délais limités. C’est notamment le cas de la DPAE, qui doit être transmise avant l’embauche.

Nous vous conseillons donc de communiquer la DUE dans les mêmes délais que la DPAE, c’est-à-dire au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard :
  • par courrier (lettre recommandée avec accusé de réception) : le dernier jour ouvrable précédant la date prévue de l’embauche. Le cachet de la poste fait foi ;
  • par minitel (3614 embauche + n° du département), fax ou Internet (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr), dans les instants qui précédent la prise de fonctions.

Quel que soit le moyen de transmission choisi, l’URSSAF vous adresse un accusé de réception dans les 5 jours. Si vous constatez une erreur, vous disposez d’un délai de 2 jours pour en informer l’URSSAF.

Attention : en l’absence de déclaration unique d’embauche, vous vous exposez à être condamné à des sanctions civiles et pénales pour dissimulation de travail salarié (« travail au noir ») : jusqu’à 45.000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement, exclusion des marchés publics, etc.

Dans certains cas particuliers (mineurs de moins de 16 ans en jobs d’été, étrangers), des formalités d’embauches supplémentaires peuvent vous être demandées.
Les autres formalités administratives

Inscription du nouveau salarié sur le registre unique du personnel

Quel que soit le nombre de salariés dans votre entreprise, vous devez tenir à jour un registre unique du personnel (RUP), dans lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage et de façon indélébile, tous les salariés occupés par votre établissement.

Ce registre contient des mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant 5 ans minimum à compter de la date de départ des salariés.

Dans le RUP, vous inscrivez :
  • les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe ;
  • l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie dans l’établissement ;
  • pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail.

Vous devez également y préciser les situations suivantes :
  • apprentissage ;
  • contrat à durée déterminée ;
  • travailleur temporaire ;
  • travailleur à temps partiel ;
  • travailleur mis à disposition par un groupement d’employeurs.

Aucune forme particulière n’est imposée pour le registre unique du personnel. Il peut donc être tenu sur un support informatique. Dans ce cas, il peut être dispensé de déclaration préalable auprès de la CNIL à condition de respecter les termes de la délibération n° 2004–097 du 9 décembre 2004 (finalités du traitement, informations traitées, sécurisation des données, etc.).

Si le registre n’existe pas ou s’il comporte des mentions erronées ou incomplètes, vous risquez une amende de 750 euros.

Affiliation à la caisse de retraite complémentaire, mutuelle et prévoyance

Tout salarié embauché doit être affilié :
  • à l’institution de retraite complémentaire dont relève l’entreprise. L’affiliation est effectuée auprès d’une institution relevant de l’ARCCO (tous les salariés/non-cadres) ou de l’AGIRC (pour les cadres) ;
  • auprès des organismes de prévoyance et de mutuelle auxquels l’entreprise adhère.

Si votre entreprise compte moins de 10 salariés ou emploie des salariés moins de 100 jours ou 700 heures par an, utilisez le titre emploi-service entreprise (TESE).
Vos obligations vis-à-vis du nouveau salarié

Visite médicale d’embauche

Votre nouveau salarié doit effectuer une visite médicale d’embauche avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai.

Attention : pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (SMR), la visite médicale s’effectue impérativement avant la prise de fonctions.

Sont notamment concernés :
  • les salariés affectés à certains travaux comportant des risques spéciaux ;
  • les salariés handicapés ;
  • les femmes enceintes ;
  • les jeunes de moins de 18 ans ;
  • etc.

Nous vous proposons de télécharger gratuitement un modèle de courrier à la médecine du travail pour demander une visite médicale d’embauche.

Notez-le : sauf si le médecin du travail l’estime nécessaire ou si le salarié en fait la demande, la visite médicale d’embauche n’est pas nécessaire si (Code du travail, art. R. 4624–12) :
  • le salarié est appelé à occuper un emploi identique ;
  • le médecin du travail est en possession de la fiche d’aptitude du salarié ;
  • aucune inaptitude n’a été reconnue lors du dernier examen médical intervenu au cours soit des 12 mois précédents si le salarié est ré-embauché par le même employeur, soit des 6 derniers mois lorsque le salarié change d’entreprise.

Documents à remettre

Vous remettez au nouveau salarié :
  • un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche (DPAE) et mentionnant l’identité de l’URSSAF destinataire de la déclaration ;
  • le volet détachable de l’accusé de réception adressé par l’URSSAF suite à la déclaration unique d’embauche.

Vous êtes dispensé de ces formalités si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant.

N’oubliez pas également de l’informer de la convention collective applicable dans l’entreprise, où il peut la consulter, lui remettre la documentation relative à l’épargne salariale (le livret d’épargne salarial), la mutuelle, etc.

Information et formation à la sécurité

Il s’agit d’une obligation parfois omise ou prise à la légère par les employeurs : c’est une grave erreur ! Les contentieux en la matière se multiplient et la responsabilité de l’employeur (en cas d’accident de travail notamment) peut être retenue si cette formation est insuffisante.

Elle doit notamment être pratique et appropriée au poste que le salarié va tenir.

Il ne suffit pas de remettre aux salariés les consignes de sécurité, de leur faire visionner un film, ou de leur remettre le règlement intérieur de l’entreprise.

Le contenu de la formation à la sécurité des nouveaux embauchés inclura 3 grands domaines :
  • l’exécution du travail (modes opératoires, fonctionnement des dispositifs de sécurité, gestes à privilégier ou à bannir, etc.) ;
  • les conditions de circulation dans l’entreprise ;
  • la conduite à tenir en cas d’accident.


Pour vous aider à acquérir les bons réflexes en matière d’embauche, les Editions Tissot vous proposent de suivre leur formation « Droit du travail pour non-juriste : mode d’emploi ».


Article publié le 10 mai 2010