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Formalités d’embauche dans le BTP : ne ratez rien !

Publié le par dans Embauche BTP.

Vous avez peut-être des nouveaux chantiers qui démarrent en cette rentrée 2019 et qui nécessitent d’embaucher de nouveaux salariés. Plusieurs formalités administratives et déclaratives doivent alors être effectuées.

Formalités d’embauche : la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour de l’entrée en poste, vous devrez effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.

La DPAE permet d’effectuer plusieurs formalités d’enregistrement du salarié (immatriculation du salarié à la CPAM, demande d’adhésion à un service de santé au travail, etc.).

Notez-le
Depuis le 1er octobre 2014, les entreprises qui ont effectué plus de 50 DPAE l’année précédente sont tenues de les transmettre en ligne, sous peine d’une pénalité par salarié correspondant à 0,5 % du plafond mensuel de Sécurité sociale.

Le salarié doit recevoir une copie de la DPAE ou l’accusé de réception. A défaut, il doit disposer d’un contrat de travail écrit avec mention de l’organisme destinataire de la déclaration d’embauche.

Formalités d’embauche : l’inscription auprès de la Caisse de congés payés et d’un organisme de prévoyance

Outre la DPAE, vous devrez enregistrer le nouveau salarié aux organismes de prévoyance, mutuelle et retraite complémentaire auprès desquels le salarié bénéficie de garanties.

Le salarié sera par ailleurs déclaré auprès de la Caisse de congés payés dont relève votre entreprise.

Formalités d’embauche : l’inscription sur le registre du personnel

Chaque nouvelle embauche doit être inscrite sur le registre du personnel. Vous devrez notamment préciser dans ce registre :

  • identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
  • carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
  • type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire, etc. ;
  • pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

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Formalités d’embauche : la visite de prévention et d’information

Dans les 3 mois qui suivent la prise effective du poste de travail, une visite d’information et de prévention doit en principe être organisée.

Toutefois si le travailleur est soumis à un poste à risque (par exemple en cas d’exposition au plomb, à l’amiante, au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d'échafaudages, etc.), la visite d’information et de prévention est remplacée par un examen médical d’aptitude effectué par le médecin du travail préalablement à l’affectation au poste.

Formalités d’embauche : la demande de carte BTP

La carte BTP est délivrée par la Caisse de congés payés.

La demande de carte BTP s’effectue à l’embauche de tout nouveau salarié. Cela nécessite de joindre certaines informations (nom, prénom, nature du contrat de travail…) ainsi qu’une photographie au bon format.

En attendant la livraison de la carte, une attestation provisoire d’identification permet aux salariés de justifier de leur situation.

Formalités d’embauche : autres documents et informations

Le salarié doit se voir remettre un certain nombre de documents pour l’exercice de son travail dans votre entreprise notamment :

  • un contrat de travail ;
  • l’acte de mise en place des régimes de frais de santé, prévoyance ou retraite supplémentaires avec les notices détaillées des garanties en vigueur ;
  • le livret d’accueil dans lequel on retrouve notamment les règles d’hygiène et de sécurité, ou encore les règles générales de discipline ;
  • les équipements de protection individuelle.

Pour vous aider dans vos recrutements, vous trouverez des modèles de contrats dans notre documentation « Formulaire Social BTP commenté ».