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Article ancien - Il se peut que les informations et les liens ne soient plus à jour

Embauche : à partir du 1er août, une seule déclaration suffit

Publié le par dans Embauche.

Le dispositif des déclarations à effectuer lors de vos embauches est réformé. Désormais, la « déclaration unique d’embauche » disparaît au profit d’une déclaration préalable à l’embauche rénovée. Au final, quelles sont les informations à transmettre à l’URSSAF ? Quelle est la procédure à respecter ?

Déclaration préalable à l’embauche : les informations à communiquer

Une seule formalité doit être effectuée préalablement à vos embauches, à compter du 1er août 2011.

La nouvelle déclaration préalable à l’embauche permettra de renseigner l’URSSAF (à l’exception des salariés agricoles) sur les points suivants :

  • l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
  • l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
  • l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande d’examen médical d’embauche.

Embauche : modalités pratiques de la nouvelle déclaration préalable à l’embauche

Le support de la déclaration

Principale nouveauté, la déclaration doit être effectuée par envoi électronique.

Si vous relevez du régime général de la Sécurité sociale, vous devez simplement vous inscrire préalablement à un service d’authentification. Vous pouvez télécharger ci-dessous la liste des informations à renseigner pour que la formalité soit réputée accomplie.

A défaut de déclaration électronique, il vous faut remplir un formulaire spécifique (à paraître), à retourner à l’URSSAF. L’envoi peut être réalisé par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception.

Vous devez conserver les preuves de l’envoi de la déclaration jusqu’à réception d’un accusé de réception de la déclaration émis par l’URSSAF.

Les délais à respecter

La déclaration doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.

L’URSSAF dispose alors de 5 jours, à compter de la réception, pour accuser réception de la déclaration effectuée.

Conservez impérativement l’avis de réception jusqu’à ce que vous ayez déclaré les rémunérations du salarié aux organismes chargés du recouvrement (URSSAF, etc.).

L’information du salarié

Pour informer le salarié de l’effectivité de ces démarches, vous devez remettre au salarié, au choix :

  • une copie de la déclaration préalable d’embauche ;
  • une copie de l’accusé de réception transmis par l’URSSAF ;
  • ou son contrat de travail écrit, sur lequel est mentionné l’URSSAF destinataire de la déclaration.

Pour vous assurer du respect de toutes les formalités administratives d’embauche, consultez l’ouvrage « Gérer le personnel » des Editions Tissot.

Florent Allard

Décret n° 2011–681 du 16 juin 2011, relatif à la fusion de la déclaration préalable à l’embauche et de la déclaration unique d’embauche, JO du 18

Arrêté du 19 juillet 2011 pris en application de l’article R. 1221–6 du Code du travail, JO du 27