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Effectif de l’entreprise : comment bien le calculer et anticiper les effets de seuils ?

Publié le par dans Contrat de travail BTP.

Lorsque vous embauchez un nouveau salarié, vous devez vérifier que vous ne franchissez pas un seuil d’effectif. Car cela emporte de lourdes conséquences sociales : cotisation supplémentaire, perte d’exonération, nouvelles obligations, etc. Il est donc primordial de bien connaitre les règles de décompte des effectifs. Dans le BTP, il faut être vigilant concernant les salariés de sous-traitants.

Différencier les types de contrats

Sauf exceptions, pour calculer l’effectif de son entreprise, il faut appliquer les articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail.

Sont en principe pris en compte :

  • pour une unité : les salariés en CDI à temps plein et les travailleurs à domicile ;
  • à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents :
  • les salariés en CDD :
    • les salariés en contrat de travail intermittent,
    • les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (à condition qu’ils soient intégrés de façon étroite et permanente à la communauté de travail que constitue l’entreprise d’accueil),
    • les salariés temporaires ;
  • en fonction de leur durée du travail : les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail. Le calcul s’opère en divisant la somme totale des horaires inscrits dans les contrats de travail par la durée légale ou conventionnelle de travail.

Concernant les salariés d’un sous-traitant présents sur les chantiers d’une entreprise utilisatrice depuis au moins un an, la Cour de cassation considère qu’ils sont eux aussi à intégrer dans les effectifs dès lors qu’ils travaillent sur les mêmes lieux que les salariés de l’entreprise utilisatrice, partageant ainsi avec ces derniers des conditions de travail en partie commune susceptibles de générer des intérêts communs (voir notre article « Calcul des effectifs de l’entreprise : vigilance sur les salariés de vos sous-traitants ! »).

Notez-le
Les salariés titulaires d'un CDD et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont toutefois exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Vous trouverez plus de précisions sur les salariés pris en compte ou non (par exemple les dirigeants, les stagiaires ou encore les travailleurs handicapés) dans la documentation des Editions Tissot « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».

Déterminer le cadre et la période de référence

La plupart du temps, le seuil d’effectif est apprécié au niveau de l’entreprise.

Mais parfois, le seuil doit s’apprécier :

  • au niveau de l’établissement ;
  • au niveau du groupe.

Quant à la période de référence, où il faut calculer son effectif, là encore différentes règles s’appliquent.

La règle la plus courante, qui vaut notamment pour définir l’assujettissement aux cotisations sociales, est qu’il faut apprécier l’effectif au 31 décembre au niveau de l’entreprise.

Il est égal à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile.

Notez-le
Les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne doivent pas être pris en compte dans ce décompte.

Pour certaines obligations, il faut toutefois que l’effectif ait été atteint un minimum de mois ou d’années. C’est le cas par exemple du CSE qui devra être mis en place dans les entreprises ayant atteint le seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Parfois, la loi parle « d’effectif habituel ». Par exemple, pour la mise en place du règlement intérieur Dans ce cas, l’administration a précisé que l’effectif doit être atteint pendant au moins 6 mois.

Connaitre les principales conséquences du franchissement d’un seuil d’effectif

Les effets de seuils vont jouer au niveau de la paie.

Ainsi, lorsque vous franchissez un seuil d’effectif, vous vous exposez :

  • à devoir payer de nouvelles contributions et cotisations sociales. C’est le cas par exemple du versement de transport à partir de 11 salariés ;
  • à voir le montant de certaines cotisations sociales augmenter, à l’image du FNAL (fonds national d’aide au logement) lorsque le seuil de 20 salariés est franchi ;
  • à perdre certains avantages concernant les cotisations sociales : la réduction Fillon améliorée, la déduction de cotisations sociales sur la rémunération des heures supplémentaires (qui ne s’appliquent plus à partir de 20 salariés), etc.
Important
Il existe toutefois des dispositifs de gel/lissage en cas de franchissement. Par exemple, les employeurs qui atteignent ou dépassent l’effectif de 11 ou 20 salariés en 2016, 2017 ou 2018 continuent de bénéficier pendant 3 ans :
- de la contribution FNAL au taux réduit ;
- de l’exonération de forfait social sur la prévoyance ;
- de la déduction forfaitaire de cotisations patronales sur les heures supplémentaires.

De nouvelles obligations sociales vont également voir le jour, telles que l’obligation d’emploi de personnes handicapées, l’obligation de mettre en place un règlement intérieur, etc.

Par ailleurs, vous allez être tenus de mettre en place des représentants du personnel. Il y a deux seuils marquants :

  • celui de 11 salariés qui vous oblige à organiser l’élection des membres du CSE avec des attributions dites « réduites » ;
  • et le seuil de 50 salariés qui vous oblige à organiser l’élection du CSE avec des attributions étendues.

Pour connaître vos principales obligations sociales en cas de passage d’un seuil d’effectif, nous vous proposons un tableau récapitulatif sur les obligations qui s’imposent lors du franchissement du seuil de 10, 11, 20, 50 salariés :

Seuils d’effectif : liste des principales obligations sociales