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Droit individuel à la formation (DIF) : préparez-vous !

Publié le par dans Formation professionnelle.

Les heures acquises au titre du DIF sont plafonnées à 120 heures. De nombreux salariés ont atteint ce plafond et envisagent peut-être d’utiliser prochainement ces heures. Voici les clés pour gérer au mieux les demandes de DIF.

Le droit individuel à la formation (DIF) permet aux salariés de se constituer un crédit d’heures afin de bénéficier d’actions de formation pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Si l’utilisation des droits à la formation appartient aux salariés, c’est à vous, employeur, de donner votre accord sur l’action de formation.

Salariés bénéficiant du droit individuel à la formation (DIF) 

Peuvent bénéficier du droit individuel à la formation (DIF) :

  • les salariés en CDI avec au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise ;
  • les salariés en CDD avec au moins 4 mois d’ancienneté (consécutifs ou non) au cours des 12 derniers mois. Il est possible de cumuler des périodes travaillées, effectuées au titre de contrats de travail distincts.
   
Le DIF ne s’applique pas aux salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation.

Heures de formation acquises au titre du DIF

Le nombre d’heures acquises au titre du DIF varie selon la nature du contrat de travail :

  • salariés en CDI travaillant à temps complet : 20 heures de formation par an (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) ;
  • salariés à temps partiel ou en CDD : le nombre d’heures de formation est calculé au prorata de leur temps de travail.
 
Un salarié en CDI travaillant à mi-temps acquerra 10 heures de formation par an, tout comme un salarié en CDD d’une durée de 6 mois à temps plein.
 

Pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF, les périodes d’absence du salarié pour un congé maternité, d’adoption, de présence parentale, de soutien familial ou pour un congé parental d’éducation sont intégralement prises en compte.

Droit acquis au titre du DIF : information des salariés

Tous les ans, vous devez informer vos salariés par écrit du total de leurs droits acquis au titre du DIF. Pour cela, les Editions Tissot vous proposent un modèle de relevé des droits acquis au titre du DIF, qui est extrait de l’ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Le DIF est entré en vigueur le 7 mai 2004. De ce fait, vous pouvez faire le décompte annuel des heures de formation acquises :

  • soit tous les 7 mai ;
  • soit en choisissant l’année civile comme période de référence.

Rupture du contrat de travail

N’oubliez pas d’informer tout salarié licencié, pour un motif autre qu’une faute lourde, du nombre d’heures qu’il a acquises au titre du DIF. Cette information doit figurer dans la lettre de licenciement. Vous devez également préciser qu’il peut, avant la fin de son préavis, demander à bénéficier de ses heures.

   
Concernant le salarié licencié pour faute grave, n’effectuant pas de préavis, sa demande doit être effectuée pendant une période égale à celle du préavis qu’il aurait effectué si son licenciement n’avait pas été justifié par une faute grave.

Vous devez ensuite indiquer dans le certificat de travail (Code du travail, art. L. 6323–21) :

  • le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde (nombre d’heures x 9,15 euros, sauf disposition particulière dans votre branche) ;
  • les coordonnées de votre OPCA compétent pour financer le DIF.

Cumul des heures de formation au titre du DIF

Les heures de formation acquises se cumulent d’une année sur l’autre, sans pouvoir dépasser 120 heures (soit 6 ans pour les salariés à temps complet). Lorsque ce plafond est atteint, le salarié ne peut plus acquérir de droits supplémentaires au titre du DIF (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

En revanche, si une partie des heures de formation a été utilisée, le salarié peut cumuler de nouvelles heures, toujours dans la limite de 120 heures.

De nombreux salariés n’ont pas encore utilisé leurs droits. Veillez à anticiper les demandes de formation pour ne pas être pris au dépourvu. L’entretien annuel d’évaluation peut se révéler un outil utile.

Demande de formation du salarié au titre du DIF

La mise en œuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, mais nécessite votre accord.

Formations éligibles

Les actions de formation choisies par le salarié doivent tenir compte des priorités définies par les dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise. A défaut, elles doivent relever de l’une des catégories suivantes :

  • actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée ;
  • actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances ;
  • actions visant à l’obtention d’une nouvelle qualification.

Demande du salarié

Nous vous conseillons de solliciter du salarié qu’il effectue sa demande de formation par écrit en indiquant la formation souhaitée, la durée, le coût, le nom de l’organisme prestataire, etc. Vous pouvez également prévoir une procédure interne qui précisera notamment les périodes pendant lesquelles ces demandes pourront être faites (par exemple, en dehors des périodes de vacances scolaires) et si les accords collectifs prévoient des délais de présentation.

Votre réponse

Vous devez répondre dans le délai d’un mois. Passé ce délai, une absence de réponse de votre part vaut acceptation.

Si vous acceptez, le choix de l’action de formation doit faire l’objet d’un accord écrit entre le salarié et vous. Elle sera financée sur le plan de formation (budget de 0,9 % de la masse salariale).

Si vous refusez, sachez que vous n’avez aucune obligation de motiver votre refus, sauf dispositions conventionnelles contraires. Cependant, pour éviter tout litige et notamment toute accusation de discrimination, il est préférable de le faire.

Après deux refus consécutifs, le salarié peut déposer sa demande dans le cadre du congé individuel de formation (CIF). L’organisme paritaire de gestion (OPCA) du CIF dont dépend votre entreprise doit alors examiner sa demande en priorité.

En cas d’acceptation par cet organisme, vous serez alors tenu de verser à ce dernier :

  • une somme équivalant au montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF ;
  • les frais de formation.

Rupture du contrat de travail : la portabilité du DIF

La « portabilité du DIF » consiste à permettre à un salarié dont le contrat de travail est rompu de ne pas perdre son droit au DIF dès lors qu’il ne l’aurait pas entièrement utilisé avant la fin de son contrat de travail.

Le salarié peut notamment utiliser ses droits auprès d’un nouvel employeur pour financer, avec l’accord de ce dernier, tout ou partie d’une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience ou de formation.

La demande doit être effectuée au cours des 2 années suivant son embauche.

Le salarié dont le contrat de travail est rompu peut mobiliser ses droits au titre du DIF pour se former en dehors de l’entreprise où il les a acquis :

  • soit pendant son préavis ;
  • soit pendant sa période de chômage ;
  • soit chez un nouvel employeur.

Cette mobilisation s’applique à toutes les ruptures du contrat de travail ouvrant droit à l’assurance chômage : licenciement (sauf faute lourde), rupture conventionnelle, rupture de CDD, démission pour motif légitime, dès lors que le demandeur peut justifier de droits suffisants pour être indemnisé par l’assurance chômage.

Il peut demander à en profiter :

  • chez un nouvel employeur, dans les 2 ans qui suivent son embauche. Dans ce cas, la prise en charge financière est assurée par l’OPCA du nouvel employeur ;
  • ou dans le cadre de sa recherche d’emploi. Dans ce cas, la prise en charge financière est assurée par l’OPCA de l’employeur auprès duquel les droits ont été acquis.
   
Le salarié qui accepte un contrat de sécurisation professionnelle (CSP) dans le cadre d’une procédure de licenciement économique ne peut pas bénéficier de la portabilité du DIF. Pour en savoir plus, consultez notre article : « Contrat de sécurisation professionnelle accepté : le salarié ne peut pas utiliser ses heures de DIF ».