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Courriel professionnel : une preuve recevable même en l’absence de déclaration à la CNIL

Publié le par dans Sanction et discipline.

Les messageries électroniques professionnelles doivent être déclarées auprès de la CNIL, déclaration simplifiée ou normale lorsque vous mettez en place un système de contrôle individuel. Sous certaines conditions, même en l’absence de déclaration, le courriel est une preuve recevable devant le conseil de prud’hommes en cas de litige.

Courriel professionnel : déclaration simplifiée/déclaration normale

La CNIL impose la déclaration simplifiée pour la gestion de la messagerie électronique professionnelle (norme n° 46).

   
La norme n° 46 concerne la gestion des ressources humaines (dossier professionnel, agendas professionnel, messagerie électronique, intranet, etc.).

Toutefois, si la messagerie permet le contrôle individuel de l’activité des employés, dans ce cas, une d’une déclaration normale s’impose.

Si un dispositif de contrôle individuel de la messagerie est mis en place, il doit être déclaré à la CNIL (déclaration normale), sauf désignation d’un correspondant informatique et libertés qui a vocation à devenir le futur délégué à la protection des données en 2018. Pour plus de précision, consultez notre article « Protection des données : ce qui va changer pour les entreprises ».

Courriel professionnel : conséquence de l’absence de déclaration en cas de litige

En cas de litige, vous pouvez présenter des échanges d’e-mails comme mode de preuve. Mais que se passe-t-il lorsqu’aucune déclaration n’a été effectuée auprès de la CNIL ?

Si on est dans le cadre d’une déclaration simplifiée – c’est-à-dire lorsque la messagerie professionnelle n’est pas pourvue d’un contrôle individuel de l’activité des salariés – l’absence de déclaration ne permet pas d’écarter les courriels produits devant le conseil de prud’hommes.

Dans ce cas, le mode de preuve reste licite malgré l’absence de déclaration simplifiée.

Il en est tout autrement en cas d’absence de déclaration normale d’un dispositif pourvu d’un contrôle individuel des salariés qui serait susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Dans ce cas, les juges auraient entre leurs mains une preuve illicite, donc une preuve qui serait écartée.


Cour de cassation, chambre sociale, 1er juin 2017, n° 15–23.522 (même en l’absence d’une déclaration simplifiée, le courriel reste une preuve licite en cas de litige)