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Article ancien - Il se peut que les informations et les liens ne soient plus à jour

Base de données unique des représentants du personnel : quelle forme doit-elle revêtir ?

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

La mise en place d’une base de données unique sera bientôt obligatoire pour de nombreuses entreprises. Mais comment procéder pour la mettre en place ? Et faut-il utiliser un format papier ou électronique ?

Base de données unique : obligation de mise en place

Il devient obligatoire de mettre en place une base de données unique à compter :

  • du 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés ;
  • du 14 juin 2015 pour celles ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés.

Vous devez donc vous préparer en amont pour cette échéance sous peine de commettre un délit d’entrave.

D’un point de vue pratique, vous avez tout intérêt à procéder à une concertation préalable avec l’ensemble des acteurs concernés (CE, CHSCT, délégués syndicaux) de façon à éviter des recours judiciaires sur les modalités d’organisation et d’utilisation de la base. Il est de toute façon nécessaire de consulter préalablement le CE puisque la Cour de cassation considère qu’il doit être consulté sur tout sujet de sa compétence, y compris lorsque les modifications opérées découlent des dispositions légales.

Base de données unique : qui y a accès ?

La loi garantit l’accès à la base de données :

  • aux membres des CE (à défaut des DP), comités d’établissement et comités centraux d’entreprise ;
  • aux membres du CHSCT ;
  • et aux délégués syndicaux (DS).

Aucune distinction n’est faite entre eux concernant l’accès à la base. Il semble toutefois que la Direction générale du travail n’exclut pas la possibilité de compartimenter les informations en fonction des destinataires (par exemple d’un côté les éléments mis à disposition des DS dans le cadre des NAO et de l’autre les informations récurrentes transmises au CE). Une position qui reste cependant à confirmer officiellement…

Base de données unique : quelle forme choisir ?

La loi vous laisse le choix, entre un support informatique ou papier pour la mise en place de la base de données unique.

Si vous voulez opter pour un support informatique, les Editions Tissot vous proposent une solution sécurisée : www.bdes-online.fr.

C’est également à vous de fixer seul les règles sur les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation ainsi que les modalités d’information des utilisateurs sur sa mise à jour.

Attention cependant, la présentation et les modalités retenues peuvent faire l’objet d’une action en justice devant le tribunal de grande instance si les modalités retenues ne permettent pas effectivement aux utilisateurs légaux de la base « d’exercer utilement leurs compétences respectives ».

   
Le support informatique doit être privilégié autant que possible en tout cas lorsque les représentants du personnel sont bien dotés des moyens informatiques leur permettant d’accéder à la base. Il faut cependant veiller à ce que les caractéristiques techniques de la base permettent la reproduction, la copie ou encore l’extraction des données afin de pouvoir, le cas échéant, faire des recoupements et sélections utiles (par exemple des formules de calcul et tableaux croisés dynamiques).
De même, il faut aussi veiller aux possibilités d’archivage.

Pour en savoir plus sur la base de données unique, notamment sur les données qu’elle contient et sur leur confidentialité, téléchargez gratuitement notre dossier de synthèse de 16 pages :


Vous pouvez également vous inscrire à notre Atelier : mettre en place votre base de données unique qui aura lieu le 14 mai prochain à Paris.


Décret n° 2013–1305 du 27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise, Jo du 31