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Article ancien - Il se peut que les informations et les liens ne soient plus à jour

Base de données unique des représentants du personnel : mise en place et contenu précisés

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

Alors que la date à laquelle la base de données unique doit obligatoirement être instaurée approche, une circulaire du ministère du Travail est venue faire le point sur cette obligation. Elle apporte notamment des précisions sur les modalités de mise en place de cette base, ainsi que sur les informations qu’elle devra contenir pour vous permettre de remplir votre obligation d’information vis-à-vis du CE.

Créée par l’ANI du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, la base de données économiques et sociales (BDES) également dénommée BDU doit permettre, à terme :

  • de constituer une base à l’information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • de leur permettre d’avoir une vision claire sur la construction et la distribution de la valeur ajoutée ;
  • de mettre à disposition du CE des informations qui lui sont transmises de façon récurrente.

Mais comment sa mise en place doit-elle se faire et quel sera son contenu ?

Base de données unique : modalités de mise en place

C’est à vous qu’il revient de fixer les modalités de la mise en place de la base de données unique. Vous êtes assez libre lors de cette étape puisque la loi vous laisse le choix entre la forme papier ou électronique.

L’administration recommande toutefois que cette mise en place fasse l’objet d’une négociation avec les représentants du personnel au niveau de l’entreprise ou du groupe. A minima, une consultation semble nécessaire, pour établir un climat de confiance. D’autant que la Cour de cassation considère que le CE doit être consulté sur tout sujet de sa compétence, y compris lorsque les modifications opérées découlent des dispositions légales.

   
Cette négociation est également recommandée concernant les modalités d’accès et de consultation de la base de données unique qui sont elles aussi fixées par l’employeur.

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Base de données unique : le contenu obligatoire

La BDES va voir son contenu enrichi progressivement.

Ainsi, dans un premier temps, seules les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences y figureront. La date butoir pour mettre une base de données unique avec de telles données étant fixée au :

  • 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés ;
  • 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Les autres informations récurrentes devront, quant à elles, être mises à disposition des membres du CE pour le 31 décembre 2016 au plus tard. Il s’agit notamment :

  • des informations non liées à une consultation qui peuvent être ou non contenues dans un rapport ;
  • des informations données à l’occasion de consultations récurrentes (par exemple sur les orientations de la formation professionnelle) ;
  • des informations transmises à la fois au CE et au CHSCT (par exemple le rapport faisant le bilan sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail).

Différentes rubriques étant prévues de façon à faciliter leur exploitation et leurs appropriations par les élus.

   
Au-delà des informations données de façon récurrente, si des informations complémentaires s’avèrent utiles pour la consultation sur les orientations stratégiques, elles devront être mises à disposition des RP via la base de données unique. Il n’est cependant pas obligatoire d’y faire figurer les informations ponctuelles comme par exemple un plan de sauvegarde de l’emploi.

Point important : cette mise à disposition des rapports et informations récurrents vous permettra de remplir votre obligation de communication vis-à-vis du CE dès lors que :

  • les éléments d’information sont régulièrement mis à jour ;
  • vous y joignez les éléments d’analyse ou d’explication prévus par le Code du travail.
Cette possibilité de substitution à l’obligation de communication est réservée aux rapports et informations récurrents du CE. Cela ne jouera donc pas, par exemple, pour les rapports transmis au CHSCT.

L’administration en donne un exemple à propos de l’information trimestrielle sur la situation de l’emploi et des éléments ayant conduit à recourir au CDD ou à l’intérim (information obligatoire dans les entreprises de 300 salariés et plus). Pour remplir votre obligation de communication au CE, il faudra ainsi :

  • mettre dans la base l’ensemble des données chiffrées sur les 3 dernières années et les données et tendances pour les 3 années à venir :
  • actualiser ces données tous les 3 mois ;
  • informer les membres du CE de la mise à disposition des informations et de leur actualisation ;
  • joindre ces données des explications pour lesquelles vous avez fait appel ou pourrez faire appel à des contrats précaires.
   
La base de données unique doit contenir des informations sur les 2 années précédentes et sur celle en cours (sous forme de données chiffrées) et des mesures prospectives sur les 3 années à venir. Toutefois, vous n’êtes pas tenu, pour l’année de mise en place de la base de données (2014 ou 2015 selon votre effectif), d’y faire figurer les informations relatives aux deux années précédentes.

Pour toutes vos questions relatives à la base de données unique, notamment son contenu précis (qui varie selon l’effectif de l’entreprise) ou encore sur les personnes pouvant y avoir accès, téléchargez notre dossier de synthèse de 16 pages

Et pour vous aider à mettre en place concrètement cette base, inscrivez-vous à notre « Atelier : mettre en place votre base de données unique » qui aura lieu le 14 mai prochain à Paris.


Anne-Lise Castell

Circulaire DGT n° 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise