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Ai-je le droit de mettre en place la base de données économiques et sociales (BDES) sans faire de déclaration préalable à la CNIL ?

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

BDES : dates de mise en place

La base de données économiques et sociales (BDES) ou base de données unique (BDU) des représentants du personnel a été mise en place par la loi de sécurisation de l’emploi. Elle s’impose à toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.

La BDES contient les informations communiquées de manière récurrente au CE et au CHSCT.

Par exemple, y figurent les informations nécessaires aux 3 grandes consultations annuelles du CE.

Notez-le
La BDES est une projection sur 6 ans de l’entreprise avec des informations sur l’année en cours, les 2 années précédentes et les 3 années à venir.

BDES : l’accès au contenu de la BDES

Elle doit être accessible :

Notez-le
En présence d’une DUP, les membres de la délégation qui exercent les attributions du CE ont accès à la base.

En tant qu’employeur, vous fixez les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base. L’accès au contenu de la base de données unique est possible sur un support informatique ou papier. Les Editions Tissot ont créé BDES online, une solution en ligne pour vous aider à mettre en place votre BDES (www.bdes-online.fr).

Attention
Si elle n’est pas mise en place, l’entreprise peut être condamnée pour délit d’entrave. C’est-à-dire que vous vous exposez à une amende de 7500 euros.

Pour toutes vos questions relatives au contenu précis de la BDES, les Editions Tissot vous proposent de télécharger leur tableau récapitulatif :

Le contenu de la base de données économiques et sociales

La base de données ne contient aucune donnée à caractère personnel.

Oui, vous pouvez donc la mettre en place sans avoir besoin d’adresser une déclaration préalable à la CNIL.

Notez-le
Certaines données à caractère personnel peuvent éventuellement être utilisées pour constituer la base de données. Ce sont celles figurant éventuellement dans les fichiers dispensés de déclaration comme les données de gestion de paie ou soumis à une norme simplifiées comme la gestion des ressources humaines (gestion des tâches, des carrières, dossier professionnel, etc.).

Toutefois, si vous décidez d’insérer des données nominatives, vous devrez procéder à cette déclaration préalable. Elle devra également être établie si l’accès à la BDES des représentants du personnel nécessite, par exemple, un code d’accès avec des informations nominatives des utilisateurs, que vous tracez leur navigation…

Vous souhaitez améliorer vos connaissances sur la BDES et maitriser tous les enjeux liés à cette obligation ? Inscrivez-vous à notre « webinaire BDES : faites le point sur la réglementation en vigueur ». Il aura lieu jeudi 23 février 2017 de 15 heures à 15 heures 30.