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Ai-je le droit d’imposer aux salariés un délai pour la remise des notes de frais professionnels ?

Publié le par dans Rémunération.

Les salariés engagent souvent des frais pour leur activité professionnelle : déplacements, logement, restauration, etc. Mais il arrive que certains salariés tardent avant de remettre leurs notes de frais.

Oui, vous pouvez imposer à vos salariés de vous remettre leurs notes de frais dans un délai limité. Cette information peut être transmise, par exemple, par note de service.

Selon la jurisprudence, si le salarié ne respecte pas ce délai, il n’est pas remboursé.

Exemple
L’employeur impose à ses salariés de remettre leurs notes de frais dans un délai d’un mois. Passé ce délai, il ne rembourse pas les frais professionnels. En cas de litige, les juges lui donneront raison.

Vous pouvez ainsi améliorer la gestion des frais professionnels en conditionnant leur remboursement à une remise des justificatifs dans un délai limité.

Sachez que les seuils d’exonération pour les remboursements forfaitaires sont réévalués tous les ans par l’URSSAF. Ils concernent :

  • les indemnités de repas ;
  • les indemnités de grand déplacement en France métropolitaine ;
  • les indemnités liées à la mobilité professionnelle.

La gestion des notes de frais est soumise à de nombreux impératifs légaux imposés par l'administration fiscale et l'Urssaf. Pour vous prémunir des risques et mieux gérer les frais professionnels de vos salariés, notre partenaire Lucca vous propose 6 conseils à mettre en oeuvre facilement dans votre entreprise.

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